Voyages d'affaires et notes de frais : les termes à connaître

Que vous soyez un spécialiste des voyages d'affaires et des notes de frais ou que vous débutiez dans ce domaine, vous trouverez sur cette page toutes les notions importantes et des informations utiles pour mieux comprendre le marché et ses spécificités.

A

Accounts Payable

Accounts payable refers to the short-term liabilities that a company owes to its creditors and suppliers for goods and services purchased on credit.
Une agence de voyages est une entreprise spécialisée dans la planification et la réservation de différents aspects des voyages d'affaires ou de loisirs, tels que les transports, les hébergements, les activités sur place et parfois la gestion des dépenses associées.
Une agence de voyages d'affaires est une entreprise spécialisée dans la planification, la réservation et la gestion des aspects logistiques des déplacements professionnels, offrant des services sur mesure pour optimiser les coûts et améliorer l'expérience des voyageurs d'affaires.
Accrual accounting is a method of recording financial transactions when they occur, regardless of when the cash transactions happen, ensuring that revenue and expenses are matched in the period they arise.
Une assurance voyage d'affaires est une couverture conçue spécialement pour protéger les employés contre les imprévus et les risques liés aux déplacements professionnels, incluant les accidents, les retards de voyage, les problèmes de santé à l'étranger, et la perte de bagages.
L'autopartage est un modèle de service de mobilité qui permet aux utilisateurs d'accéder à une flotte de véhicules sur une base temporaire, souvent utilisé par les entreprises pour réduire les coûts et augmenter la flexibilité dans la gestion des déplacements professionnels.
Une autorisation de voyage est un document ou une procédure formelle requise pour confirmer qu'un employé a reçu l'autorisation de son entreprise pour entreprendre un voyage d'affaires, garantissant ainsi que les dépenses associées sont conformes à la politique interne de gestion des frais professionnels.
L'avance sur frais désigne une somme d'argent allouée par une entreprise à ses employés avant un déplacement professionnel ou une mission, afin de couvrir les dépenses prévisibles telles que l'hébergement, la restauration et les transports.

B

Le terme bleisure est un néologisme issu de la fusion des mots anglais "business" (affaires) et "leisure" (loisir), et désigne un type de voyage d’affaires dans lequel le voyageur combine obligations professionnelles et activités de détente ou touristiques.

C

La Carte Grand Voyageur est un programme de fidélité proposé par la SNCF, permettant aux voyageurs fréquents de bénéficier de services exclusifs et de récompenses lors de leurs déplacements en train en France.
Le centre de coûts est une unité spécifique au sein d'une entreprise dans laquelle les coûts des activités menées sont suivis et analysés pour optimiser la gestion des dépenses et améliorer l'efficacité opérationnelle, notamment en ce qui concerne les voyages d'affaires et les frais professionnels.
La classe affaires désigne une catégorie de service sur les vols commerciaux ou les trains, offrant des équipements et des services supérieurs, conçue spécifiquement pour les professionnels qui voyagent pour affaires, alliant confort et fonctionnalité pour rendre leur trajet aussi productif que possible.
La classe économique, souvent la plus abordable et standard sur les vols commerciaux, offre des services spécifiques en matière de confort et de commodités et est particulièrement adaptée aux voyageurs d'affaires recherchant une option économique pour leurs déplacements professionnels.

D

Dans le contexte des voyages d'affaires, une demande de voyage est un document ou un formulaire soumis par un employé pour obtenir l'approbation préalable de son entreprise concernant les détails et les coûts prévisionnels d'un déplacement professionnel, garantissant ainsi la conformité avec la politique de voyage interne.
Un déplacement professionnel désigne tout voyage effectué par un employé pour des raisons liées à son travail, incluant les rendez-vous clientèle, les conférences et les formations, et requiert souvent une gestion rigoureuse des réservations et des dépenses associées.

E

FR - Expense accrual refers to the accounting practice of recording expenses in the period they are incurred, regardless of when they are actually paid.

F

Les frais de repas sont une catégorie de dépenses professionnelles qui couvre le coût des repas consommés par les employés lors de voyages d'affaires ou de missions professionnelles, remboursables selon les politiques de l'entreprise.
Les frais de taxi représentent les coûts supportés par les employés ou les entrepreneurs lorsqu'ils utilisent des taxis pour les déplacements professionnels, souvent remboursés par l'entreprise dans le cadre de la politique de gestion des dépenses de voyage.

G

La gestion des dépenses fait référence au processus de suivi, de contrôle et d'analyse des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leur activité professionnelle, afin d'assurer une utilisation optimale des ressources financières de l'entreprise.
La gestion des voyages d'affaires désigne le processus d'organisation, de réservation et de suivi des déplacements professionnels, incluant la planification des itinéraires, la réservation des transports et des logements, ainsi que la gestion des dépenses associées, dans le but d'optimiser les coûts et d'améliorer l'efficacité pour les entreprises.

I

Les indemnités journalières désignent les montants alloués aux employés pour couvrir les frais quotidiens engagés lors de déplacements professionnels, tels que les repas, l'hébergement et le transport, généralement définis par des barèmes spécifiques à l'entreprise ou conformes à la réglementation fiscale en vigueur.
Les indemnités kilométriques désignent le remboursement des frais de déplacement en voiture personnelle accordé aux employés sur la base d'un tarif par kilomètre parcouru, fixé chaque année par l'administration fiscale française.

J

Un justificatif de dépenses est un document essentiel qui prouve l'engagement des fonds par un employé pour des dépenses admissibles dans le cadre professionnel, requis pour le remboursement ou la comptabilité fiscale.

L

Une location de voiture désigne un service permettant aux voyageurs d'affaires de louer des automobiles pour une durée déterminée, leur offrant ainsi flexibilité et autonomie lors de leurs déplacements professionnels.

N

Une note de frais est un document utilisé par les employés pour obtenir le remboursement des dépenses engagées dans le cadre de leur activité professionnelle, telles que les voyages d'affaires, incluant généralement les reçus et une description détaillée des dépenses.

P

Un passeport est un document officiel délivré par le gouvernement, permettant à son titulaire de prouver son identité et sa nationalité, et de voyager à l'international. C'est donc un document essentiel pour les employés en déplacement à l'étranger.
Per diem : terme utilisé en gestion des voyages d'affaires pour désigner une allocation journalière destinée à couvrir les frais de repas des employés lors d'un déplacement professionnel, simplifiant ainsi la gestion des dépenses et la comptabilité.
La planification de voyage consiste à organiser à l'avance les aspects clés d'un déplacement professionnel, tels que les réservations de vols, d'hébergements, le transport sur place et l'itinéraire, afin d'assurer une expérience fluide et efficace pour les voyageurs d'affaires.
Une politique de voyage est un ensemble de directives établies par une entreprise pour gérer les déplacements professionnels de ses employés, en incluant les critères de réservation, les limites de dépenses, et les procédures de remboursement afin d'optimiser les coûts et assurer la conformité aux règlementations internes.
Un portail de réservation en ligne est une plateforme numérique qui permet aux utilisateurs de planifier, réserver et gérer leurs déplacements professionnels et leurs hébergements facilement, offrant souvent des options intégrées pour le suivi des dépenses et la génération de rapports.
La première classe dans le contexte des voyages d'affaires se réfère au niveau de service le plus élevé et le plus confortable disponible, offrant des avantages supérieurs tels que plus d'espace pour les jambes, des sièges premium, une cuisine raffinée et un accès exclusif à des salons privés dans les aéroports.
La prise en charge des frais désigne le processus par lequel une entreprise rembourse les employés pour les dépenses engagées dans le cadre de leurs fonctions professionnelles, tels que les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration lors de voyages d'affaires.
Un programme de fidélité entreprise est un système conçu pour les sociétés qui permet de cumuler des points ou des avantages lors de déplacements professionnels, pouvant être échangés contre des vols, des séjours hôteliers ou d'autres récompenses, encourageant ainsi les employés à rester fidèles à certains prestataires de services de voyage.
Le programme de fidélité hôtelier est un système mis en place par les hôtels permettant aux voyageurs d'affaires de cumuler des points ou des avantages suite à leurs séjours, afin de bénéficier de réductions, de services exclusifs ou de nuits gratuites lors de leurs prochains déplacements.
Le programme grand voyageur fait référence aux programmes de fidélité proposés par les compagnies de transport (notamment les compagnies aériennes et ferroviaires) qui offrent des avantages et des récompenses aux voyageurs fréquents, tels que des surclassements, des accès aux salons VIP et des accumulations de points échangeables contre des services ou des vols gratuits.

R

La réservation d'hôtel désigne le processus de sélection et de confirmation d'un hébergement pour une ou plusieurs nuits dans un établissement hôtelier, souvent effectuée via des plateformes en ligne pour garantir un séjour lors d'un voyage d'affaires.
La réservation de vol est un processus permettant aux voyageurs d'affaires de réserver et de confirmer leurs sièges sur un vol spécifique, souvent via des plateformes en ligne, pour assurer leur déplacement vers leur destination de travail dans les meilleures conditions possibles.

S

Un séminaire d’entreprise est un événement organisé par une société qui réunit ses employés ou ses partenaires dans un cadre souvent extérieur aux locaux habituels de travail, dans le but de renforcer la cohésion d'équipe, de former le personnel, et d'élaborer des stratégies de développement.

T

Les transports en commun font référence aux services de transport public tels que les bus, métros, trams et trains utilisés pour faciliter les déplacements des voyageurs d'affaires entre différents points d'intérêt dans une ville ou entre différentes villes, offrant une option économique et souvent plus écologique par rapport à l'usage de véhicules privés.

V

Un visa d'affaires est un document officiel délivré par un pays qui autorise un employé étranger à entrer et à séjourner temporairement sur son territoire pour participer à des activités dans le cadre de son activité professionnelle, telles que des réunions, des conférences ou des formations.
Une visite client désigne le déplacement professionnel effectué par un employé pour rencontrer physiquement un ou plusieurs clients afin de discuter des affaires en cours, de présenter des produits ou services, ou de renforcer les relations commerciales.
Une voiture de fonction est un véhicule fourni par l'entreprise à un employé pour ses déplacements professionnels et parfois personnels, représentant à la fois un avantage en nature et un outil pratique pour faciliter la mobilité liée aux activités professionnelles.
Un voyage à l'étranger fait référence à tout déplacement professionnel qui implique de quitter le territoire national pour se rendre dans un autre pays, nécessitant souvent une planification approfondie des itinéraires, une gestion rigoureuse des dépenses et une conformité avec les politiques de voyage de l'entreprise.

Voyage d'affaires

Un voyage d'affaires désigne tout déplacement effectué par un salarié pour le compte de son entreprise dans le but de s'acquitter de missions dans le cadre de son activité professionnelle, telles que des réunions, des conférences ou des négociations commerciales, hors de son lieu de travail habituel.
Un voyage de formation désigne un déplacement professionnel organisé par une entreprise pour former ses employés, souvent dans une autre ville ou un autre pays, afin d'accroître leurs compétences et leur efficacité au travail.
Le voyage domestique désigne tout déplacement professionnel effectué à l'intérieur des frontières d'un même pays, sans nécessiter de franchir des frontières internationales.
Un voyage en avion désigne le déplacement d'un individu ou d'un groupe de personnes d'un lieu à un autre par avion. C'est une option rapide et efficace pour les professionnels qui ont besoin de se rendre à des réunions ou des conférences à l'international.
Un voyage en train désigne un déplacement effectué sur une distance plus ou moins longue à bord d'un train, un moyen de transport ferroviaire prisé pour sa rapidité, son confort et son moindre impact environnemental, particulièrement adapté aux voyages d'affaires grâce à la possibilité de travailler ou de se reposer efficacement durant le trajet.