Zoom verbindet mit Navan Reiseersparnisse und eine verbesserte Nutzererfahrung

Region

NORAM: Nordamerika, EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

San Jose, USA

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Technologie, Dienstleistungen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen
• Navan Pro

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Die meisten Termine beim Plattformanbieter Zoom finden zwar über das eigene Produkt statt, aber wenn persönliche Treffen notwendig sind, wird auf Navan gesetzt. Denn Vertragsabschlüsse, Onboardings von Neukunden und Zusammenarbeit mit neuen Kolleg:innen machen direkte Begegnungen für die Mitarbeitenden unabdingbar.

Seit 2018 wird dafür Navan genutzt, was das Buchen, die Verwaltung und Abrechnung von Reisen deutlich vereinfacht hat. Zudem stieg die Nutzungsrate des Tools, die Kosteneinsparungen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit ihrer Geschäftsreiselösung deutlich an. 

Vor Navan

Wachstumsschmerzen ohne Geschäftsreiselösung

Vor der Zusammenarbeit mit Navan verfügte Zoom über keine feste Geschäftsreiselösung. Mit dem steigenden Reisebedarf zeigten sich aber schnell Wachstumsschmerzen:

• Ohne zentrale Datenquelle war eine akkurate Budgetplanung nahezu unmöglich.
• Der Ausgabenabgleich nahm teilweise mehrere Wochen in Anspruch.
• Richtlinien zu kommunizieren, anzupassen und durchzusetzen war kompliziert.
• Der Standort von Reisenden konnte nicht ermittelt werden, was eine Bürde für die Einhaltung der Fürsorgepflicht darstellte.
• Probleme auf Reisen konnten kaum gelöst werden. 

Zoom benötigte also einen Geschäftsreiseanbieter, um die Verwaltung zu zentralisieren, Richtlinien durchzusetzen, Ausgaben nachzuvollziehen und Reisendensupport rund um die Uhr zu ermöglichen.

Darum hat sich Zoom für Navan entschieden

Zoom legt bei Geschäftspartnern Wert auf eine ähnliche Unternehmenskultur.   

Während des Auswahlprozesses des zukünftigen Geschäftsreiseanbieters war Zoom schnell davon überzeugt, dass Navan die Buchung und Verwaltung von Reisen für alle Beteiligten erleichtern würde. „Navan macht einfach Spaß”, so ein Office Manager.

Nach dem Vertragsabschluss war Navan bereits innerhalb eines Monats vollständig ausgerollt.

Besseres Inventar, bessere Raten

Als Branchenveteranin kennt Rebecca Linton, Global Head of Accounts Payable und Travel and Entertainment bei Zoom, die Probleme von Travel Manager:innen nur allzu gut. 

„Eine der größten Herausforderungen im Geschäftsreisebereich ist es, dass die Mitarbeitenden häufig das Argument anbringen, sie könnten anderswo günstigere oder bessere Angebote buchen”, sagt sie.

Mit Navan muss sie sich darüber keine Sorgen machen.

„So wie die Plattform aufgebaut ist, stellt sich die Frage gar nicht mehr. Dadurch haben wir eine höhere Richtlinieneinhaltung und die Mitarbeitenden verstehen, warum wir das Tool nutzen.“

„

„Mit Navan ist unser Travel Management viel effektiver. Wir haben Zugang zu den gleichen Raten wie im Internet und die Direktanbindungen an Airlines ermöglichen ein viel größeres Angebot.”

Rebecca Linton

Global Head of Accounts Payable and Travel

Bisher konnte Zoom bereits 15 % bei Geschäftsreisen sparen. Laut Linton sind die Hauptfaktoren dafür die Direktanbindungen an Airlines, vorverhandelte Raten, Richtlinienkontrollen und Navan-Prämien.

„Navan-Prämien verbessert die Nutzererfahrung für unsere Mitarbeitenden, weil die Belohnungen so leicht zu bekommen sind”, so Linton. „Warum würde man nicht das Hotel buchen, bei dem man Prämien erhält, wenn es ebenfalls ein attraktives Angebot ist?”

Einfach zu verwalten, einfach zu nutzen

Die Nutzung von Navan ist bei Zoom verpflichtend, was zu einer Online-Buchungsrate von 98 % geführt hat. 

Jetzt werden alle Reisen zentral gebucht sowie bezahlt und alle Ausgaben werden automatisch mit dem Buchhaltungssystem von Zoom abgeglichen. „Dadurch sparen wir viele Arbeitsstunden ein”, freut sich Linton.

Das Geschäftsreisemanagement von Zoom ist zu einem Selbstläufer geworden. Mithilfe smarter Richtlinienkontrollen können die Regeln schnell angepasst werden und Vorgesetzte erhalten Benachrichtigungen über Buchungen außerhalb der Vorgaben. Zudem ist immer bekannt, wo sich Reisende gerade aufhalten, sodass im Notfall schnell reagiert werden kann.

Navan hat das Versprechen eingehalten, für mehr Begeisterung zu sorgen. „Die traditionellen Reisemanagement-Tools sind sehr kompliziert, aber Navan ist so einfach zu bedienen wie die gängigen Portale, die viele für ihre Privatreisen nutzen”, sagt Linton. „Wir bekommen sehr positives Feedback von der Belegschaft.”