Höhenflug für Geschäftsreisen und Nachhaltigkeit bei Informa

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika, APAC: Asien-Pazifik

Hauptsitz

London

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Dienstleistungen

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Reisezahlungen

Vorherige Lösungen

Egencia

PDF herunterladen

Informa, ein führendes Unternehmen in den Bereichen Events, Forschung und digitale Dienstleistungen, gehört zu den FTSE 100 der britischen Börse und beschäftigt rund 10.000 Mitarbeitende in 30 Ländern. Bereits seit 2020 ist Informa als CO2-neutral zertifiziert und gilt unter Branchenanalysten wie dem Dow Jones Sustainability Index als Vorreiter im Gebiet Nachhaltigkeit.  

Vor Navan wurde bei Informa ein traditioneller Geschäftsreiseanbieter verwendet, aber die Abläufe waren kompliziert. Es gab verschiedene Plattformen für unterschiedliche Märkte, sodass das Reisemanagement-Team mit mehr als 30 Tools arbeiten und die Daten manuell zusammentragen musste. Hinzu kam eine mittelmäßige Nutzererfahrung und ein durchschnittliches Reiseinventar, das zu vielen Buchungen außerhalb der Plattform führte. Dies brachte Herausforderungen bei der Datenanalyse im Reisemanagement mit sich, beispielsweise bei den Ausgaben und Emissionen.

Es war offensichtlich, dass Informa eine einheitliche Reiselösung benötigte, um die Nutzungsrate der Plattform zu erhöhen und umfassende Ausgaben- und Nachhaltigkeitsdaten zu sammeln. Deshalb erfolgte 2021 der Wechsel zu Navan als neuem Geschäftsreiseanbieter. 

Die Suche nach einem neuen Anbieter

Als Informa sich auf die Suche nach einer neuen Geschäftsreiselösung machte, sollte diese qualitativ hochwertige Echtzeit-Daten über die Reiseausgaben und Nachhaltigkeit liefern können. Daneben sollte es eine zentrale Plattform für das Unternehmen werden, die über umfangreiche Reporting-Funktionen verfügt.

„Bei all den Veränderungen in der Branche brauchten wir eine Lösung, die anpassungsfähig genug ist, um neue Technologien und Prozesse umzusetzen“, sagt Melissa Watson, Group Travel & Corporate Events Director. Eine dieser technischen Innovationen ist der neue Vertriebsstandard für Fluginventar NDC (New Distribution Capability), der zunehmend an Bedeutung gewinnt und ein hohes Einsparpotenzial für Unternehmen bietet.

Die Einhaltung der Fürsorgepflicht spielte im Travel Management von Informa schon immer eine wichtige Rolle. Deshalb waren die Live-Karte über den Aufenthaltsort von Reisenden sowie die Aussicht auf eine Maximierung der Nutzungsrate der Plattform besonders interessant für die Firma. Schließlich wurden vor der Einführung von Navan bis zu 35 % Buchungen außerhalb des bevorzugten Tools getätigt.

„Nach einem sorgfältigen Ausschreibungsprozess sind wir zu dem Schluss gekommen, dass Navan unsere Kriterien erfüllt“, so Watson.

Darum hat sich Informa für Navan entschieden

1. Umfassende Berichterstattung

Über die intuitiven Daten-Dashboards von Navan können die Admins bei Informa ihre Berichte jetzt ganz einfach erstellen.

„Wir verfolgen die Reiseausgaben nun in Echtzeit mit und haben keinen Zeitverzug von sieben Tagen mehr“, freut sich Watson.

Die Navan-Plattform ermöglicht es außerdem, „Daten über Geschäftsreisen zeitnah, logisch, konsistent und verständlich aufzubereiten”, sagt Ben Wielgus, Head of Sustainability.

Das ist ein großer Unterschied zu der vorherigen Reiselösung von Informa. „Die Daten, die uns vorher zur Verfügung standen, waren unvollständig und es war schwierig, einen detaillierten Bericht vom System zu erhalten“, bestätigt Nicolas Desolino, Group Manager of Sustainability & Reporting. 

Auch die Nachhaltigkeitsberichterstattung wird durch das Dashboard von Navan deutlich erleichtert. So erhält Informa die Berechnungen und Nachweise, die benötigt werden, um akkurate Emissions-Reportings zu erstellen und die Anforderungen seines externen Auditing-Anbieters zu erfüllen.

Zuvor mussten Wielgus und Desolino die Daten, die auf unterschiedlichen Methoden beruhten, manuell zusammenführen. Jetzt sind alle Informationen über die Navan-Plattform zugänglich, was erheblich weniger Zeitaufwand bedeutet und die Korrektheit der Daten verbessert.

„

„Bei all den Veränderungen in der Branche brauchten wir eine Lösung, die anpassungsfähig genug ist, um neue Technologien und Prozesse umzusetzen.“

Melissa Watson

Group Travel & Corporate Events Director

2. Nutzerfreundliche Plattform 

Zudem ist die Nutzungsrate der Plattform mit Navan gestiegen. Die Mitarbeitenden bei Informa verwenden das Tool gern, was sich auch in der Kundenzufriedenheit, gemessen an einem Net-Promoter-Score von über 30, widerspiegelt.

Watson ist überzeugt, dass die Mitarbeitenden „das Tool einfach und smart finden. Sie sind mit dem Inventar und der Plattform insgesamt zufrieden.“

Dadurch sind alle Reisedaten zentral über ein System abrufbar und die Buchungsvorgaben des Unternehmens werden konsequent angewendet. „Navan ist eine globale Lösung, die wir für alle Standorte weltweit nutzen können”, so Wielgus. 

Durch die hohe Nutzungsrate der Plattform erhält Informa umfassende Daten über alle Geschäftsreisen im Betrieb sowie die damit verbundenen CO2-Emissionen.

Was Melissa Watson als Travel Managerin am besten an Navan gefällt? „Es macht meine Reisenden glücklich!“

3. Detaillierte Nachhaltigkeitsdaten

Einer der Hauptgründe, weshalb Informa sich für Navan als Geschäftsreiseanbieter entschieden hat, waren die umfangreichen Nachhaltigkeitsdaten und Tracking-Funktionen in Echtzeit der Plattform.

Bei Informa wird das CO2-Reporting-Dashboard genutzt, um Echtzeit-Transparenz über die Emissionen des Unternehmens zu erhalten und Trends zu erkennen. Es liefert detaillierte Emissionsdaten, die u. a. Aufschluss darüber geben, welche Teams und Abteilungen welche Routen am meisten bereisen und welche Kabinenklasse Mitarbeitende dabei wählen.

Anhand dieser Daten können Unternehmen informierte Entscheidungen bei der Nachhaltigkeitsstrategie treffen und ihre Richtlinien so anpassen, dass sich der Mehrwert der Geschäftsreisen und deren Umweltauswirkungen die Waage halten.

„

„Uns gefällt, dass die Plattform Reisenden Ihren CO2-Fußabdruck vor Augen führt. Sie können informierte Entscheidungen treffen, da ihnen Kosten, Flugzeiten, Airline und CO2-Ausstoß für ihre Optionen angezeigt werden.“

Ben Wielgus

Head of Sustainability

4. Funktionen, die nachhaltigeres Buchen fördern

Ein weiteres wichtiges Kriterium, weshalb Informa sich für Navan entschieden hat, sind die Nachhaltigkeitsfunktionen der Plattform, die Mitarbeitenden dabei helfen, bewusste Entscheidungen beim Buchen ihrer Reisen zu treffen. 

Wenn nach einem Flug zwischen zwei Städten gesucht wird, bei denen es eine adäquate Bahnalternative gibt, wie etwa London und Paris, werden Reisende über ein Pop-up-Fenster darüber informiert. In diesem Fall können Mitarbeitende flexibel zwischen der Übersicht der Flug- und Bahnoptionen hin- und herwechseln, um die passende Option auszuwählen. 

Diese Funktion wurde ganz im Sinne von Navans Mission entwickelt, Reisenden informierte Buchungsentscheidungen zu ermöglichen, zu der auch andere Plattform-Features beitragen. Beispielsweise wird Nutzer:innen während des Flugbuchungsprozesses der CO2-Ausstoß für alle Flugoptionen angezeigt, basierend auf Faktoren wie der Flugroute, dem Flugzeugtyp und der Kabinenklasse. Zusätzlich werden Mitarbeitenden anhand von greifbaren Beispielen die CO2-Emissionen ihrer Reisen veranschaulicht.  

Wielgus bevorzugt diesen sanfteren „Green Nudging“ Ansatz gegenüber einem Bevormunden der Reisenden. „Uns gefällt, dass die Plattform Reisenden Ihren CO2-Fußabdruck vor Augen führt”, sagt er. „Sie können informierte Entscheidungen treffen, da ihnen Kosten, Flugzeiten, Airline und CO2-Ausstoß für ihre Optionen angezeigt werden.”

5. Umweltbewusster reisen

Bei Informa und Navan ist man gleichermaßen fest von dem Wert persönlicher Begegnungen überzeugt. Trotzdem „ist es sehr wichtig, dass es einen guten Grund gibt, wenn unsere Mitarbeitenden in ein Flugzeug steigen“, so Wielgus. 

Mit Navan kann bei Informa verantwortungs- und emissionsbewusst gereist werden.   

Diese Vorteile ergeben sich aus der Transparenz über den CO2-Ausstoß von Geschäftsreisen, den Funktionen, die nachhaltigere Buchungsentscheidungen fördern und der nutzerfreundlichen Plattform mit dem umfangreichen Inventar, die dazu führt, dass Reisende nicht mehr über andere Tools buchen.

Kostentechnisch hat Informa seit der Einführung von Navan 22 % bei Hotels und 14 % bei Flügen gespart.

Diese Einsparungen werden langfristig weiter wachsen dank 15 NDC-Verbindungen mit Fluggesellschaften wie British Airways, KLM und American Airlines. Seit Februar 2024 wurden bei Informa durch NDC-Buchungen über 55.000 Euro (47.000 GBP) gespart. Basierend auf den Buchungsdaten des ersten Quartals wird sich diese Summe im Verlauf des Jahres vermutlich auf über 190.000 Euro (160.000 GBP) belaufen.

Ein starker Geschäftsreisepartner

Mit Navan als Partner ist man bei Informa überzeugt, gut für das Erreichen der geschäftsreisebezogenen Nachhaltigkeitsziele aufgestellt zu sein.

Das Team um Melissa Watson verwaltet den gesamten Geschäftsreisebereich nun mit einer zentralen, nutzerfreundlichen Plattform, die über detaillierte Reportings, eine Live-Standortkarte über den Aufenthaltsort der Reisenden und ein vielfältiges NDC-Angebot verfügt.  

Wielgus und Desolino profitieren indes von den Emissionsdaten und Sustainability-Funktionen, die für das Nachhaltigkeitsmanagement von Informa relevant sind. Die leichte Zugänglichkeit der hochwertigen Daten über Emissionen, Ausgaben und den Reisendenstandort hat sich für Informa bereits als unschätzbar wertvoll erwiesen.

„All das macht Navan langfristig zu einem wirklich guten Partner für uns”, freut sich Wielgus.