Geschäftsreisemanagement mit „technology first“ Ansatz

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika

Hauptsitz

London

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Finanzen, Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Firmenkreditkarten

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Mit Navan hat SumUp den idealen Partner gefunden, der das Reise- und Spesenmanagement global abdeckt und den Ansatz „technology first“ unterstützt.

Das FinTech-Unternehmen SumUp mit Hauptsitz in London wird von über vier Millionen Kleinunternehmen weltweit für die Verwaltung von Zahlungen und Finanzen genutzt. Die Standorte auf vier verschiedenen Kontinenten und eine Unternehmenskultur, die Wert auf persönlichen Austausch legt, ließen sich bisher nur schlecht vereinen. Deshalb war SumUp auf der Suche nach einer Geschäftsreise- und Spesenlösung, mit der häufige Reisen zu Teamevents und anderen Veranstaltungen überall auf der Welt einfach umzusetzen sind.

Vor Navan

Vor dem Launch von Navan wurden bei SumUp drei unterschiedliche Lösungen für die Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesen genutzt. Das war sehr ineffizient, da viel Zeit für manuelle Integrationen aufgewendet wurde, die in der Folge für strategisch wichtige Aufgaben fehlte. 

Reisen zu buchen kostete viel Zeit, sodass viele Mitarbeitenden auf andere Plattformen ausgewichen sind. Auch die Spesenverwaltung war größtenteils händisch und aufwendig.

Das Finanz-Team hatte keinen Überblick über die Ausgaben und Aufwendungen wurden oft erst lange nach der Reise eingereicht. „Es war ein Albtraum“, erinnert sich Daniel Mitev, Accounting Supervisor. Seinem Team fehlte es außerdem an Datenqualität, um das Programm zu optimieren und Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.

„

Unsere bisherigen Lösungen waren einfach zeitaufwendig, kompliziert und überhaupt nicht intuitiv.

Victoria Tuong

Senior Talent Acquisition Partner

Warum Navan?

SumUp war auf der Suche nach einem Geschäftsreisepartner, der nicht nur das beste Produkt auf dem Markt bietet, sondern auch die Leidenschaft für innovative Technologie und persönliche Treffen teilt. So fiel die Wahl auf Navan.

Die End-to-end-Lösung von Navan für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement löste gleich mehrere zuvor genutzte Systeme ab und ersetzte sie durch eine einfach zu bedienende Plattform. 

SumUp legte zudem Wert darauf, dass die Mitarbeitenden ihre Reisen selbst buchen können und Daten über die Performance des Reise- und Spesenmanagement-Programms zur Verfügung stehen. Diese Kriterien erfüllte Navan dank des intuitiven Selbstbuchungstools und umfangreichen Dashboards.

Der Navan-Effekt

Nach nur 7 Monaten Nutzung

In knapp über einem halben Jahr hat sich das Geschäftsreise- und Spesenmanagement bei SumUp bereits deutlich verbessert.

Durch den umfangreichen Onboarding-Prozess konnte das gesamte Programm schnell optimiert und erste Erfolge verzeichnet werden.

Mithilfe der Integration von Navan mit der Personalverwaltungssoftware Workday kann SumUp nun Daten in Echtzeit aktualisieren, statt sie manuell einzutragen. So spart die Buchhaltung wertvolle Zeit.

Besonders die Nutzerfreundlichkeit von Navan überzeugt. „Die Lösung wird wirklich gern genutzt und verbessert die Lebensqualität auf der Arbeit”, sagt Victoria Tuong, Senior Talent Acquisition Partner. Das spiegelt sich auch im NPS-Score (47) und der deutlich gestiegenen Nutzungsrate der Plattform (um bis zu 23 %) wider. 

„

Wir haben volle Transparenz, die Dashboards sind übersichtlich und wir können in nur einem Klick auf alle Daten zugreifen, die wir benötigen.

Yordan Stoyanov

Senior Manager Financial Processes

Die Vorteile für SumUp

Teams im gesamten Unternehmen profitieren von der integrierten Komplettlösung:

Reisende:

• Schnelle Reisebuchungen
• Breites Inventar zur Auswahl
• Klarheit über Vorgaben der Reiserichtlinien 
• Keine manuellen Spesenabrechnungen

Finanzabteilung:

• Echtzeit-Überblick über Reise- und Spesenausgaben
• Akkurate Datenanalyse
• Detaillierter Einblick in die Performance des Reise- und Spesenmanagement-Programms

Travel Manager:innen:

• Überblick über die Performance des Reise- und Spesenmanagement-Programms
• Richtlinienanpassungen in Echtzeit
• Höhere Nutzungsrate der Plattform

Buchhaltung:

• Keine manuellen Spesen-Reportings
• Dokumentation aller Belege

Ausblick

Pläne für die Zukunft

Nach gut einem halben Jahr schneller Erfolge hat sich SumUp nun die vollständige Optimierung des Geschäftsreise- und Spesenmanagements durch folgende Maßnahmen zum Ziel gesetzt:

• Nutzung von Dashboard-Daten und Erkenntnissen, um Reiserichtlinien zu optimieren und weitere Ersparnisse zu erzielen
• Ausrollen von Navan für alle SumUp-Mitarbeitenden weltweit (nach Pilotphase in EMEA und den USA)
• Erhöhung der Nutzungsrate durch Werben für das Navan-Prämien-Programm