Mehr Vertriebseffizienz und hohe Einsparungen für Seismic mit Navan

Im turbulenten Vertriebsgeschäft zählt jede Minute. Als globaler Marktführer im Bereich Sales Enablement versteht das kaum ein Unternehmen besser als Seismic.

Der Software-Anbieter mit 1.400 Mitarbeitenden an 11 Standorten in Europa, Nordamerika und Australien unterstützt Firmen bei der Produktvermarktung durch Technologie, Effizienzoptimierung und eine verbesserte Kundenerfahrung.

Im Gegensatz dazu stand das umständliche, veraltete Ausgabenmanagementsystem, das zuvor bei Seismic genutzt wurde, der Produktivität im Weg – bis der Wechsel zu Navan-Ausgaben erfolgte.

Vor Navan

Vor Navan war das Ausgabenmanagement mühsam.

„Jede Spesenabrechnung kostete unser Vertriebsteam 20 Minuten Zeit. Belege mussten einzeln auf einer komplizierten Plattform hochgeladen werden. Uns war klar, dass wir diese Abläufe effizienter gestalten können”, sagt Hayden Stafford, President und Chief Revenue Officer von Seismic. 

Nur ein Fehler bei einem Ausgabeneintrag konnte dazu führen, dass die gesamte Abrechnung abgelehnt wurde. Das verursachte wiederum noch mehr Zeitaufwand und Frustration im Front sowie Back Office.

Nach dem Einreichen der Spesenabrechnung dauerte es durchschnittlich um die 30 Tage bis zur Rückerstattung. Dafür musste der Payroll Manager bei Seismic wöchentlich über 6 Stunden für die manuelle Bearbeitung investieren.

Es war Zeit für eine Veränderung.

Warum Navan

Für Seismic war das Ziel klar: Das Ausgabenmanagement für richtlinienkonforme Aufwendungen sollte vereinfacht und automatisiert werden, um den Zeitaufwand für Mitarbeitende zu reduzieren und einen Überblick über das Datenchaos zu erhalten.

Dabei wurde Wert auf eine Lösung gelegt, die folgende Kriterien erfüllt: 

• Eine intuitive Nutzererfahrung
• Integrationsmöglichkeiten (Netsuite ERP, Financial Force PSA und ADP)
• Schnelle Implementierung und wenig Verwaltungsaufwand nach dem Launch
• Echtzeit-Überblick über die Unternehmensausgaben

Seit 2019 nutzt Seismic Navan für das Travel Management, 2021 wurde dies um Navan-Reisezahlungen erweitert. Die Software überzeugte vor allem durch:

• Kosteneinsparungen
• Proaktive Richtlinieneinhaltung
• Mehr Effizienz für das Front und Back Office

In dem Wissen, dass diese Vorteile auch für das Ausgabenmanagement gelten, entschied sich Seismic 2022 für die Einführung von Navan-Ausgaben.

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„Jede Spesenabrechnung kostete unser Vertriebsteam 20 Minuten Zeit. Alle Belege mussten einzeln auf einer komplizierten Plattform hochgeladen werden. Uns war klar, dass wir diese Abläufe effizienter gestalten können.”

Hayden Stafford

President and Chief Revenue Officer, Seismic

Mehr Fokus, weniger Papierkram

Mithilfe von Navan-Ausgaben spart sich das Vertriebsteam den Zeitaufwand von 20 Minuten für die Spesenabrechnungen. 

Der Grund: Navan überprüft bei jeder Ausgabe automatisch, ob sie der geltenden Richtlinie entspricht. Dann wird basierend auf dem:der Mitarbeitenden und der Art der Ausgabe der Buchhaltungscode zugewiesen.*

Rückerstattungen für genehmigte Auslagen laufen ebenfalls automatisch ab. Das verkürzte den Prozess von 30 auf wenige Tage. 

*Hinweis: Um der Belegpflicht in Deutschland nachzukommen, können die Belege schnell und unkompliziert über die App erfasst werden. Die Spesenabrechnung erfolgt dann automatisch. 

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„Erlaubte Ausgaben können einfach getätigt werden – und mein Team hat mehr Zeit, die Transaktionen zu prüfen, die nicht den Richtlinien entsprechen.”

Evan Goldstein

Chief Financial Officer, Seismic

Automatisierte Genehmigungsprozesse 

„Erlaubte Ausgaben können einfach getätigt werden – und mein Team hat mehr Zeit, die Transaktionen zu prüfen, die nicht den Richtlinien entsprechen”, sagt CFO Evan Goldstein.

Früher musste bei Seismic jede Ausgabe auf jeder Spesenabrechnung geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Unternehmensrichtlinien eingehalten werden. Seit der Einführung von Navan ist es nur noch eine von fünf Transaktionen, bei der es sich aufgrund von Abweichungen von der Richtlinie auch wirklich lohnt, Zeit und Aufmerksamkeit zu investieren. 

Außerdem hat die Finanzabteilung alle Ausgaben in Echtzeit-Dashboards im Blick. 

„Es ist so viel Wert, alle Finanzdaten an einem Ort gebündelt zu haben. Man kann schneller Entscheidungen treffen und bessere Prognosen erstellen”, so Goldstein. 

„Mit Navan haben wir in den letzten drei Jahren erhebliche Kosteneinsparungen erzielt. Neben dem finanziellen Nutzen haben wir auch mehr Sicherheit und können Fehler in Form von zu hohen Ausgaben vermeiden.“ 

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„Am Ende ist Effizienz ein Treiber für unseren Erfolg. Unsere Mitarbeitenden wenden jetzt weniger Zeit für Formalitäten auf, sodass sie sich darauf konzentrieren können, Kunden zu gewinnen und ihnen einen erstklassigen Service zu bieten.“

Hayden Stafford

President and Chief Revenue Officer, Seismic

Zufriedene Mitarbeitende

Die Mitarbeitenden bei Seismic sind ebenfalls begeistert.

Sie vergaben die Note „exzellent“ (86) beim CSAT- Score, was weit über dem Durchschnitt von 78 der Kundenzufriedenheit in der US-Softwareindustrie liegt. Auch die Nutzungsrate der App spricht mit 93 % Bände.

„Unser Vertriebsteam ist begeistert von Navan. Die Plattform macht Geschäftsreisen und Spesen so viel einfacher. Dadurch konnten wir unzählige Stunden einsparen und das mühsame Ausgabenmanagement vollständig automatisieren”, sagt CRO Stafford.

„Am Ende ist Effizienz ein Treiber für unseren Erfolg. Unsere Mitarbeitenden wenden jetzt weniger Zeit für Formalitäten auf, sodass sie sich darauf konzentrieren können, Kunden zu gewinnen und ihnen einen erstklassigen Service zu bieten“, fährt er fort.

„Auch unser Back Office ist viel effektiver geworden. Uns stehen alle Daten zur Verfügung, die wir benötigen, um das große Ganze zu sehen. Navan bietet uns einen Mehrwert auf ganzer Linie.“