95 % Nutzungsrate und hohe Ersparnisse bei Geschäftsreisen für Paysafe

Paysafe ist eine führende Zahlungsplattform für Unternehmen und Privatkunden. Mit 10 Standorten auf drei Kontinenten und einer Präsenz in 120 Märkten weltweit ist der Geschäftsreisebedarf umfangreich und komplex.

Die vorherige Reiselösung war mit ihrer schlechten Nutzererfahrung, fragmentierten Daten auf zwei Plattformen und unzulänglichen Funktionen zur Erfüllung der Fürsorgepflicht eher hinderlich für Paysafe. Das Travel Management wurde zu einer Sisyphusarbeit, bei der allein die Lösung von Problemen viel Zeit verschlang und Reisende schließlich außerhalb der Plattform buchten. Eine neue Lösung musste her.

Vor Navan

Buchungen außerhalb der Plattform und fragmentierte Daten

Vor der Zusammenarbeit mit Navan wurde bei Paysafe für den Großteil der Mitarbeitenden Amex GBT zur Reiseverwaltung verwendet, während VIP-Trips für die 27-köpfige Führungsebene über eine separate Agentur organisiert wurden. Durch die Trennung der Reisedaten auf zwei Plattformen war es unmöglich, einen Gesamtüberblick über die Reisekosten zu erhalten. 

Die Mehrheit der Mitarbeitenden war dazu verpflichtet, Amex GBT für Reisebuchungen zu verwenden. Nach vielen Beschwerden über die schlechte Bedienbarkeit und das Inventar wurde ihnen aber schließlich erlaubt, auch auf anderen Plattformen zu buchen. 

Der Einkaufschef war ursprünglich für das Geschäftsreisemanagement verantwortlich. Was anfangs 10 % seiner Zeit in Anspruch nehmen sollte, kam aufgrund der vielen Probleme aber schnell auf 60 %. 

Als er schließlich das Unternehmen verließ, wurde die Aufgabe zunächst dem Facilities Team übertragen, bevor sie auf dem Schreibtisch von Rob Chapman, dem jetzigen Global Head of Security and Corporate Travel landete.

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„Das System war so überholt. Man hatte das Gefühl, das Buchungstool sei 10 bis 15 Jahre alt und die Mitarbeitenden haben sich ständig beschwert.“

Rob Chapman

Global Head of Security and Corporate Travel

Für Chapman war sofort klar, dass Paysafe das gesamte Reisemanagement neu aufstellen musste und machte sich auf die Suche nach einer neuen Lösung.

„Das System war so überholt. Man hatte das Gefühl, das Buchungstool sei 10 bis 15 Jahre alt und die Mitarbeitenden haben sich ständig beschwert“, erinnert sich Chapman. 

Darum hat sich Paysafe für Navan entschieden

Beim ersten Demo-Termin für die Navan-Plattform fiel der Kontrast zur alten Lösung laut Chapman sofort ins Auge. Die intuitive Oberfläche und das umfangreiche Inventar waren ein Unterschied wie Tag und Nacht.

Der 24/7-Service direkt über die App war ebenfalls ein großer Pluspunkt, da der Support bei Amex GBT teilweise nur schwer zu erreichen war.

Bei Paysafe war man schnell überzeugt, dass der Navan-Pro-Service, der von Reed & Mackay angeboten wird, die Anforderungen der VIP-Reisenden erfüllen würde. So könnten alle Reisedaten des Unternehmens, einschließlich jener für die Führungsebene, auf einer Plattform und einem Dashboard zusammengeführt werden – der entscheidende Faktor für den Wechsel.

Der Navan-Effekt

Ein großer Sprung bei der Nutzungsrate

Die Reisenden bei Paysafe waren schnell von der Nutzererfahrung mit Navan begeistert. Anders als bei der vorherigen Lösung empfanden sie den Buchungsprozess als einfach und problemlos. Das Ergebnis: mehr Zeit- und Geldersparnis.

Nach sieben Monaten steht die Nutzungsrate der Plattform bei 95 %, ein großer Sprung im Vergleich zur Zeit vor Navan. Dadurch hat das Geschäftsreise-Team um Rob Chapman direkten Zugang zu deutlich mehr Ausgaben- sowie fürsorgepflichtsrelevante Daten. Letztere haben sich bereits als unschätzbar wertvoll erwiesen, als zwölf Paysafe-Mitarbeitende kürzlich bei Überschwemmungen in Dubai strandeten.

Chapman meldete sich bei Navan an, konnte genau sehen, wo sich die Reisenden aufhielten und dabei helfen, eine Lösung für die Situation zu organisieren. Mit dem vorherigen Anbieter wäre dies Chapman zufolge nahezu unmöglich gewesen.

30 Stunden Zeitersparnis pro Woche

Die Zusammenarbeit mit Navan hat den Zeitaufwand für die Verwaltung von Geschäftsreisen bei Rob Chapman und seinem Team deutlich reduziert. Er schätzt, dass so 30 Stunden die Woche gespart werden. „Ich habe meinen Feierabend zurück und muss keine 12-Stunden-Tage mehr arbeiten. Es gibt nicht viele Probleme zu lösen – die Zahl ist von 30 Anliegen pro Woche auf maximal drei gesunken. Jetzt kann ich mich auf meine Hauptaufgaben konzentrieren, zu denen die Einhaltung unserer Fürsorgepflichten, Kosteneinsparungen und andere strategische Themen gehören”, so Chapman. 

Die erfolgreiche Implementierung von Navan hat Rob Chapman außerdem zu einem Karrieresprung verholfen. „Die Sichtbarkeit und Wertschätzung meiner Arbeit, die ich bei Paysafe durch den Wechsel der Reiseplattform bekommen habe, haben eine wichtige Rolle bei meiner Beförderung gespielt.“

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„Die Sichtbarkeit und Wertschätzung meiner Arbeit, die ich durch den Wechsel der Reiseplattform bei Paysafe bekommen habe, haben eine wichtige Rolle bei meiner Beförderung gespielt.“

Rob Chapman

Global Head of Security and Corporate Travel

Navan Pro

Für die 27 VIP-Reisenden wurde bei Paysafe zuvor eine spezialisierte Agentur genutzt, die erstklassigen Service bot. Laut Chapman war das einzige Problem, dass die Reisedaten auf zwei Anbieter verteilt waren.

Mit dem Premium-Service von Navan Pro erhalten die Reisenden der Führungsebene weiterhin den gewohnten Concierge-Service und genießen sogar noch weitere Vorteile.

Jetzt haben Paysafes VIPs rund um die Uhr Zugang zu einem Support-Team über eine speziell eingerichtete Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Die Buchungen werden dann unter Berücksichtigung der persönlichen Präferenzen von den Service-Mitarbeitenden getätigt.

Während vor dem Wechsel nur eine Vollzeitkraft zur Verfügung stand, kann die Geschäftsführung nun auf 24/7-VIP-Support mehrerer Mitarbeitender zurückgreifen, die für den Paysafe-Account geschult sind.

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„Ich verwende die Navan-Pro-Plattform fast täglich, um Reisen für die Führungsebene oder mich selbst zu buchen. Meine Erfahrung bisher war zu 100 % positiv. Das Tool ist einfach zu bedienen und alle Geschäftsreisen, die ich gebucht habe, sind reibungslos verlaufen.“

Jenna Coulson

Executive Assistant

Für die Assistent:innen der Geschäftsführung, die für die Reisearrangements der VIPs zuständig sind, ist Navan Pro ein nützliches Tool, um ihren Vorgesetzten einen erstklassigen Service zu bieten.

Zudem verfügen Chapman und sein Team mit dem Echtzeit-Dashboard von Navan nun über eine zentrale Datenquelle für alle Geschäftsreisen von Standard- und VIP-Reisenden.

Zufriedene Reisende

Die Reisenden von Paysafe waren schnell von Navan und dem Service begeistert, den sie erhalten. Dies zeigt sich in der Kundenzufriedenheit (CSAT-Score) von 5/5 und einer Weiterempfehlungsrate von über 73 – eine andere Liga im Vergleich zu den Erfahrungen mit dem vorherigen Reiseanbieter.

Vorteile für die Paysafe-Mitarbeitenden 

Travel Manager:innen:

• Echtzeit-Überblick über alle Reisekosten im Unternehmen auf einer zentralen Plattform
• Einhaltung der Fürsorgepflicht durch Live-Reisenden-Standortkarte und verbessertes Support-Angebot 
• 30 Stunden Zeitersparnis pro Woche, die für strategisch wichtigere Aufgaben genutzt werden kann

Reisende:

• Umfassende Reiseoptionen und schnelle Buchungswege 
• 24/7-Support
• Prämien für kostengünstige Hotelbuchungen, die dem Unternehmen Geld sparen

Pläne für die Zukunft

Prozessoptimierung weiter vorantreiben 

Nach den überaus positiven Erfahrungen mit der Reiselösung von Navan zieht Paysafe nun die Erweiterung zu Navan-Ausgaben in Betracht. Dadurch könnte das Unternehmen Geschäftsreisen und Spesen auf einer Plattform verwalten und von der nahtlosen Datenintegration profitieren.

In dem Wissen, den perfekten Partner für Paysafe gefunden zu haben, sieht Rob Chapman der Zukunft positiv entgegen: „Ich bin überzeugt, dass Navan uns bei unserem Wachstum unterstützen kann.“