Wieso ein digitales Spesenmanagement unverzichtbar ist

Vielleicht kennen Sie die Situation: Die nächste Spesenabrechnung steht an und Sie sitzen wieder einmal vor einem Stapel ausgedruckter Quittungen und unübersichtlichen Excel-Tabellen. Schnell sind Belege verschwunden, Daten falsch eingetragen oder Fristen verpasst. In einer Zeit, in der Effizienz und Schnelligkeit den unternehmerischen Erfolg bestimmen, sollte dieser Prozess doch eigentlich so reibungslos wie möglich laufen, oder?

Genau hier setzt ein modernes, digitales Spesenmanagement an. Es bietet Ihnen nicht nur den entscheidenden Überblick über alle Ausgaben, sondern automatisiert auch viele Arbeitsschritte, die bislang Zeit und Nerven kosten. Statt unübersichtlich Papierberge und mühsamer Tabellen sparen Sie wertvolle Ressourcen, während die Reisekostenabrechnung für Sie und Ihr Team zum Kinderspiel wird. 

In einer Welt, in der der nächste Wettbewerbsvorteil nur einen Klick entfernt liegt, sollten Sie es sich nicht leisten, in puncto Spesenmanagement hinterherzuhinken.

Erfahren Sie deshalb in diesem Artikel, wie Sie ganz einfach eine zukunftsfähige, digitale Spesenmanagement-Lösung in Ihrem Unternehmen etablieren, worauf Sie achten müssen und wie digitale Möglichkeiten Sie dabei unterstützen. 

Was ist Spesenmanagement und wie unterscheiden sich Spesen von Reisekosten?

Das Spesenmanagement umfasst alle Prozesse und Richtlinien, die in einem Unternehmen zur Verwaltung und Abrechnung von Reisekosten genutzt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Begriffe Spesen und Reisekosten häufig synonym verwendet werden, eigentlich jedoch zwei unterschiedliche Bereiche abdecken: 

Spesen beziehen sich – im engeren Sinne – auf den Verpflegungsmehraufwand, also die zusätzlichen Kosten, die Mitarbeitende durch geschäftlich bedingte Auswärtstätigkeiten zusammentragen. Während einer Dienstreise zählen dazu insbesondere Ausgaben für Mahlzeiten.

Reisekosten hingegen umfassen sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen. Dazu gehören neben den Verpflegungskosten auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie andere notwendige Ausgaben wie Parkgebühren oder die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. 

In der Unterscheidung beider Begrifflichkeiten spielen ggf. auch andere steuerliche und gesetzliche Rahmenbedingungen eine entscheidende Rolle. Beispielsweise gelten in vielen Ländern für den Verpflegungsmehraufwand bestimmte Pauschalen, die sich nach der Reisedauer und dem Reiseziel (In- oder Ausland) richten.

Auch die Erfassung von Fahrt-, Übernachtungs- und anderen Nebenkosten wie Parkgebühren oder der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel unterliegt klaren Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Dadurch kann bei einer steuerlichen Prüfung die korrekte und vollständige Dokumentation zur Abrechnung der Spesen vorgewiesen werden.

Was sind die größten Herausforderungen im Spesenmanagement?

Die größten Herausforderungen im Ausagabenmanagement ergeben sich oft aus der Vielschichtigkeit und dem hohen administrativen Aufwand des gesamten Prozesses – von der Erfassung und Prüfung bis hin zur Freigabe und Erstattung.  

Da viele Unternehmen nach wie vor manuell arbeiten und jede Reisekostenabrechnung einzeln erfassen, prüfen und freigeben müssen, besteht ein hoher händischer Arbeitsaufwand. Dieser ist nicht nur unheimlich zeitaufwendig, sondern vor allem fehleranfällig. Die richtige Zuordnung von Kostenstellen oder die Überprüfung und Dokumentation der Belege verläuft unkoordiniert durch verschiedene Hände und über mehrere Programme und Plattformen, was meist eher zu Chaos als zu Klarheit im Ausgabenmanagement führt. 

Gleichzeitig sind Unternehmen besser darin, die aktuellen rechtlichen und steuerlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Der Verpflegungsmehraufwand muss dabei z. B. nicht verpflichtend gezahlt werden. Dieser kann sonst über die Einkommenssteuererklärung Ihrer Mitarbeitenden erstattet werden. Dennoch empfiehlt es sich, neue Verpflegungspauschalen oder aktualisierte Reisekostenerlasse zeitnah in die unternehmensinternen Richtlinien und Systeme einfließen zu lassen. Dies erleichtert die Einhaltung Ihrer Compliance und bietet Ihnen  im Spesenmanagement mehr Kontrolle und Transparenz durch vereinheitlichte Prozesse. 

Darüber hinaus können alle entstandenen Kosten nur dann korrekt und eindeutig den passenden Kostenträgern oder Projekten zugeordnet werden, wenn Klarheit und Transparenz über bestehende Zahlungsweisen und Buchungsprozesse vorliegen  Zum anderen muss  garantiert werden, dass Mitarbeitende richtlinienkonform handeln. In der Realität arbeiten noch nicht einmal interne Abteilungen eines Unternehmens mit den gleichen Tools – und diese sind meist auch nicht besonders nutzerfreundlich. Eine kritische Ausgangslage, bei der Frustration und Unklarheit an der Tagesordnung stehen und mögliche Missbräuche wahrscheinlicher sind. 

Zuletzt fehlt durch dieses bürokratische und administrative Chaos eine aussagekräftige Datenbasis. Ohne ein umfassendes Reporting lassen sich Kostenentwicklungen erst spät erkennen, Kostentreiber nicht entschärfen und Optimierungsmaßnahmen nicht ergreifen. Eine Praxis, die weder nachhaltig noch skalierbar ist. 

Denn mit zunehmender Mitarbeiterzahl oder bei internationaler Expansion steigt nicht nur das Belegaufkommen, sondern auch die Anzahl länderspezifischer Regelungen, denen Unternehmen gerecht werden müssen. Wenn die damit verbundenen Prozesse nicht bereits digitalisiert sind, wird das Spesenmanagement hier zum Unternehmenswachstums hemmenden Engpass. 

Ein zentralisiertes, automatisiertes System mit anwenderfreundlicher Oberfläche schafft hier in der Regel Abhilfe, indem es die Verwaltung, Prüfung und Analyse sämtlicher Daten erleichtert und gleichzeitig rechtliche und interne Vorgaben zuverlässig umsetzt.

Was sind die Vorteile eines digitalen Spesenmanagements?

Wer sein Spesenmanagement digitalisiert, profitiert in mehrfacher Hinsicht:

Automatisierte Abläufe sorgen dafür, dass Belege nur noch per Smartphone fotografiert werden müssen, bevor sie direkt im System hinterlegt und ausgewertet werden können. Gleichzeitig erkennen manche Reisekostenabrechnungs-Apps relevante Beträge, kategorisieren Ausgaben und überprüfen diese auf Übereinstimmung mit unternehmensinternen Richtlinien. Das vereinfacht nicht nur das Einhalten der Reisekostenrichtlinie, sondern verringert auch das Fehlerrisiko und stärkt die Rechtssicherheit. 

Statt Papierberge zu bearbeiten oder Daten händisch in Excel-Listen zu übertragen, profitieren Sie mit einer professionellen Spesenmanagement-App wie der von Navan von der Echtzeit-Verarbeitung Ihrer Daten sowie von klar definierten Genehmigungs-Workflows. Beides entlastet die Finanzabteilung, die sich dann nicht länger mit Routinefehlern und Zahlendrehern aufhalten muss, sondern sich auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren kann. 

Die Verarbeitung der Spesen und Reisekosten erhöht in diesem Zuge auch die Budgetkontrolle, da Cashflows transparent nachvollzogen werden können. Digital erfasste Kennzahlen lassen sich sofort analysieren und vergleichen, was auch die Budgetierung vereinfacht. Führungskräfte bekommen auf diese Weise frühzeitig ein Gefühl für Ausgabentrends und treffen fundierte Entscheidungen, während Mitarbeitende ihren Spesenstatus jederzeit einsehen können.

Außerdem muss die Implementierung eines digitalen Spesenmanagements nicht disruptiv wirken. Moderne Software-Lösungen wie die von Navan lassen sich nahtlos an bereits bestehende Buchhaltungs-, HR- oder Travel-Management-Systeme anbinden. Das macht Sie in der Umstellung noch schneller und flexibler in Ihre Prozessen . Doppelte Eingaben und kostspielige Pilotphasen entfallen, gleichzeitig behalten Sie den vollen Überblick über das Ausgabe- und Buchungsverhalten Ihrer Mitarbeitenden, was den Monats- oder Jahresabschluss erleichtert.

Die Nutzung eines digitalen Spesenmanagements erspart Ihnen jedoch nicht nur administrativen Aufwand, sondern ermöglicht auch eine zeitigere Rückzahlung von vorgestreckten Ausgaben. Wenn Sie oder Ihre Mitarbeitenden schon einmal wochenlang auf die Erstattung der Reisekosten warten mussten, wissen Sie, wie frustrierend das sein kann. Digitale Spesenmanagement-Softwares beschleunigen diese häufig langatmigen Prozesse von der Belegerfassung bis zur finalen Auszahlung.

Worauf sollte ich bei der Wahl einer Lösung für das digitale Spesenmanagement achten?

Bei der Wahl der passenden Lösung für das digitale Spesenmanagement ist es wichtig, mehrere Faktoren zu berücksichtigen, die sich direkt auf Effizienz, Transparenz und Benutzerfreundlichkeit auswirken. 

Ein wesentlicher Faktor ist der Automatisierungsgrad. Auch wenn das Hochladen von Belegen – beispielsweise per Foto, Dokumentenscanner oder durch den Import von E-Mail-Anhängen – weiterhin manuell erfolgt, unterstützt eine mögliche Automatisierung Ihr Spesenmanagement immens. Das Auslesen und Kategorisieren von Daten, der automatische Richtlinienabgleich sowie der Genehmigungscheck beschleunigen Ihre Prozesse und sammeln gleichzeitig zentralisiert all Ihre Reise- und Abrechnungsdaten. Die gewonnene Transparenz hilft Ihnen mögliche Prozessoptimierungen frühzeitig zu entdecken. 

Eine weitere wesentliche Voraussetzung ist die hohe Benutzerfreundlichkeit der Anwendung.  Sowohl Mitarbeitende als auch Genehmigende müssen sich schnell zurechtfinden und beispielsweise über eine mobile App unterwegs bequem auf die Lösung zugreifen können. Ein klares und übersichtliches Dashboard ermöglicht zudem, relevante Informationen auf einen Blick zu erfassen.

Letzteres hilft auch damit, eine genaue Auswertung der Spesen nach Zeitraum, Kostenstelle oder Art der Ausgaben erfolgen kann. Eine umfassende Spesenmanagement-Lösung sollte detailreiche Reports und Analysen erstellen können. Dadurch können Sie Abweichungen frühzeitig erkennen sowie mögliche Einsparungen und Budgets für zukünftige Projekte planen.

Achten Sie außerdem auf die Integrationsfähigkeit der zur Auswahl stehenden Reisekostenabrechnungs-Apps. Schnittstellen zu bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen, zu Kreditkartenanbietern und Banken erleichtern die automatische Übernahme von Transaktionen und sparen Zeit. Auch die Einhaltung von Reisekostenrichtlinien, Datensicherheit und Datenschutz – insbesondere die DSGVO-Konformität – ist von zentraler Bedeutung. Es sollte gewährleistet sein, dass sensible Daten verschlüsselt übertragen und gesetzeskonform archiviert werden, beispielsweise nach den GoBD in Deutschland.

Um dauerhaft von der Digitalisierung Ihres Spesenmanagements zu profitieren, ist es ratsam, eine Reisekostenabrechnungs-App zu wählen, die unterschiedliche Abrechnungsmethoden (beispielsweise: Pauschalabrechnungen oder Einzelbelegabrechnungen) und Richtlinien unterstützt und zudem international nutzbar ist. Damit schaffen Sie eine Grundlage, die auch Ihr zukünftiges Unternehmenswachstum abfedern kann und Prozesse skalierbar macht.

Ebenso entscheidend ist das Preismodell: Eine transparente Preisstruktur – ob pro Nutzerlizenz, pro Transaktion oder als monatliche Pauschale – ermöglicht eine klare Kalkulation und verhindert unerwartete Zusatzkosten.

Fünf digitale Spesenmanagement-Lösungen, die Sie kennen sollten

1. Navan

Mit Navan managen Sie Ihre Geschäftsreisen, Spesen und Firmenkarten zentral in einer einzigen Plattform – von der Buchung bis zur Abrechnung. Dabei profitieren Sie von den Navan-Karten (virtual oder physisch), mit denen Sie weltweit bezahlen und Ausgaben automatisiert erfassen können.

Proaktive Ausgabenkontrollen, individuelle Ausgabengrenzen und Echtzeit-Transparenz helfen Ihnen, Kosten im Griff zu behalten und Prozesse zu beschleunigen. Dank globaler Verfügbarkeit – inklusive mehrsprachiger Benutzeroberfläche, lokalem Support und Umsatzsteuer-Reports – ist Navan ideal für internationale Teams.

Navan automatisiert sämtliche Schritte rund um das Ausgabenmanagement: vom Erfassen der Belege über die Kategorisierung und Genehmigung dieser bis hin zur finalen Abstimmung in Ihrem Buchhaltungssystem. Schnelle Rückerstattungen für Mitarbeitende sind in mehr als 45 Ländern und über 25 Währungen möglich.

Darüber hinaus lassen sich bestehende Firmenkarten (Visa, Mastercard, American Express) einfach anbinden. Optional können Sie außerdem virtuelle Ausgabenkarten nutzen, um etwa wiederkehrende Zahlungen wie Software-Abonnements klar von Reisekosten zu trennen oder Mitarbeitenden bei Bedarf befristete Budgets bereitzustellen.

Neben Buchungs-Features für Hotels und Flüge, die sich in das globale Reiseinventar integrieren, unterstützt Navan auch das Sammeln von Hotelrechnungen, automatisiert die Kostenübernahme via virtueller Kreditkarte während des Checkouts und ermöglicht die Erstattung von Fahrtkosten per Streckennachweis.

Tagespauschalen und andere Richtlinien lassen sich individuell hinterlegen, sodass manuelle Abrechnungen entfallen und Mitarbeitende nur noch die entsprechenden Belege hochladen müssen – was wiederum den HR-Prozess durch mögliche Integrationen weiter vereinfacht.

Für die Finanzabteilung stehen in Echtzeit detaillierte Berichte zu Budgets und Ausgaben zur Verfügung, die sich in bestehende Buchhaltungssysteme (u. a. NetSuite oder Xero) integrieren lassen. Alle relevanten Zahlungsdaten (z. B. Mitarbeitername, Kostenstelle oder Buchungsdatum) werden automatisch angereichert und synchronisiert, wodurch der Monatsabschluss beschleunigt wird. Mit dieser umfassenden Lösung sparen Sie Zeit und Ressourcen, reduzieren Fehlerquellen und schaffen die Basis für fundierte finanzielle Entscheidungen.

2. Spendesk

Spendesk ist eine IT-Lösung für das Ausgabenmanagement, mit der Unternehmen Ihre Zahlungen verwalten können – von virtuellen bis hin zu physischen Firmenkreditkarten. Eine zentrale Erfassung aller Ausgaben (inklusive Lieferantenrechnungen) und übersichtliche Genehmigungs-Workflows sorgen für Transparenz und vereinfachen finanzielle Prozesse. Budgets und Ausgaben lassen sich in Echtzeit verfolgen, wodurch Finanzabteilungen stets den aktuellen Überblick behalten.

Individuelle Freigabeprozesse und Ausgabenlimits tragen dazu bei, Richtlinien gleich von Beginn an einzuhalten. Darüber hinaus stellt Spendesk moderne Zahlungsmethoden bereit, um beispielsweise Flüge, Hotels oder Fahrdienste ohne private Auslagen zu buchen. Detaillierte Ausgabenanalysen unterstützen fundierte Budgetentscheidungen. Abgerundet wird das Angebot durch integrierte Buchhaltungsfunktionen wie das Einrichten von Sachkonten und das automatische Auslesen von Mehrwertsteuerbeträgen.

3. Pleo  

Pleo bietet eine Softwarelösung für das digitale Ausgabenmanagement von Unternehmen. Sie deckt verschiedene Ausgabenbereiche ab, darunter Spesen, Rückerstattungen, Eingangsrechnungen sowie Verpflegungs- und Kilometerpauschalen. Belege lassen sich erfassen, und Zahlungen können über virtuelle und physische Firmenkarten per Apple Pay oder Google Pay ausgeführt werden. Karten können bei Bedarf sofort gesperrt werden, und individuelle Ausgabenlimits für Abteilungen oder einzelne Personen sorgen für zusätzliche Kontrolle.

Die Anwendung ist in mehreren Sprachen verfügbar (u. a. Englisch und Französisch) und lässt sich in gängige Buchhaltungs- und Office-Tools wie DATEV integrieren. Wiederkehrende Kosten wie Abonnements werden zentral verwaltet, was die Identifizierung potenzieller Einsparungen erleichtert.

4. Cicula 

Circula ist eine digitale Lösung für alle Unternehmensausgaben – von Spesen und Rückerstattungen über Eingangsrechnungen bis hin zu Verpflegungs- und Kilometerpauschalen. Dabei automatisiert die KI-basierte OCR-Technologie die Belegerfassung, während Firmenkreditkarten (physisch oder virtuell) den Zahlungsprozess vereinfachen. Unternehmen können individuelle Limits sowie flexible Freigabe- und Genehmigungsprozesse hinterlegen, um volle Kontrolle über sämtliche Ausgaben zu behalten. 

Circula integriert sich nahtlos in gängige ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systeme, erfüllt die deutschen Steuervorgaben inklusive GoBD und hostet sämtliche Daten revisionssicher auf Servern in Deutschland. Die Lösung ist als Web-App sowie für iOS und Android verfügbar und unterstützt Mitarbeitende bei der schnellen Erfassung von Reisekosten dank automatischer Kilometerberechnung via Google Maps.

5. Belegmeister

Belegmeister ist eine kompakte, DSGVO- und GoBD-konforme Lösung, die deutsche Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung entlastet. Belege aller Art (Scans, Fotos, elektronische Dokumente) werden ohne Vorab-Anlernen automatisch erkannt und ausgelesen, während Verpflegungs-, Übernachtungs- und Kilometerpauschalen eigenständig berechnet werden. DATEV- und CSV-Exporte vereinfachen die Buchhaltung. 

In Deutschland gehostete Server, SSL-Verschlüsselung, PCI DSS-Konformität und die Betreuung durch eine IT-Recht-Kanzlei tragen zur Sicherheit bei. Rollenspezifische Freigabeprozesse und individuell wählbare Kostenstellen sorgen für eine klare Struktur. Belegmeister lässt sich ohne Installation auf Web, Android und iOS einsetzen und kann 30 Tage kostenlos getestet werden.

Wie implementiere ich ein digitales Spesenmanagement in die Geschäftsreiseprozesse? 

Beginnen Sie damit, Ihre Anforderungen klar zu definieren. Überlegen Sie genau, wie umfangreich Ihr Spesen- und Reisekostenmanagement ist und welche Funktionen – etwa KI-Unterstützung, Kreditkartenintegration oder die Möglichkeit zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung – für Ihr Unternehmen relevant sind. Auf dieser Basis können Sie gezielt nach einer passenden Reisekostenabrechnungs-App suchen.

Beziehen Sie bei der Evaluierung Ihr Finanzteam, Vielreisende und andere relevante Stakeholder:innen mit ein, um auf Basis ihrer Erfahrungswerte eine abgewogene Entscheidung zu treffen. 

Erklären Sie Ihrem gesamten Team transparent und offen, warum Sie sich für eine Digitalisierung entschieden haben, um die Akzeptanz dieser Restrukturierung zu erhöhen. Je nach Software-Lösung kann eine Pilotphase in einer kleineren Abteilung sinnvoll sein. So können Sie erste Erfahrungen sammeln, eventuell auftretende Probleme frühzeitig erkennen und beheben, wodurch sich der Rollout im gesamten Unternehmen reibungsloser gestalten lässt.

Bieten Sie darüber hinaus Schulungen für alle Mitarbeitenden an. Wenn alle im Team die Funktionen und Vorteile der digitalen Lösung verstehen, gelingt der Umstieg von manuellen Prozessen auf digitale Abläufe deutlich leichter und die Richtlinienkonformität wird erhöht. 

Schließlich ist es wichtig, die Ergebnisse kontinuierlich zu messen. Definieren Sie dafür aussagekräftige Kennzahlen (KPIs), wie zum Beispiel die Bearbeitungszeit pro Spesenantrag oder die Anzahl nachträglicher Korrekturen. Mithilfe dieser Kennzahlen erkennen Sie schnell, wo sich weitere Verbesserungen umsetzen lassen, und können das Spektrum digitaler Lösungen besser nutzen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Reisekosten?

Spesen beziehen sich vorrangig auf den Verpflegungsmehraufwand, also Mehrkosten für Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten. Reisekosten umfassen sämtliche Ausgaben im Zusammenhang mit Dienstreisen, wie Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten. Der Begriff Spesenmanagement hat sich dennoch im allgemeinen Sprachgebrauch für die gesamte Abwicklung sämtlicher Dienstreisekosten durchgesetzt.

Warum sollte ich eine Spesenmanagement-Software oder -App nutzen?

Die Digitalisierung Ihres Spesen- und Reisekostenmanagements bietet zahlreiche Vorteile. Anstelle zeitintensiver Papier- und Excel-Listen lassen sich Belege digital erfassen und Prozesse automatisieren. Sie reduzieren manuelle Eingabefehler und verschaffen sich einen klaren Überblick über Ausgaben und Budgets. Mitarbeitende profitieren von der beschleunigten Erstattung ihrer Auslagen, während Ihre Finanzabteilung mehr Zeit für strategische Aufgaben gewinnt.

Welche Funktionen sind für ein digitales Spesenmanagement besonders wichtig?

Die digitale Belegerfassung, Echtzeit-Analysen, individuelle Freigabe-Workflows, automatische Zahlungsabstimmung sowie nahtlose Schnittstellen zu Buchhaltungssystemen sind entscheidend. So verringern Sie Fehler und gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Wie führe ich ein digitales Spesenmanagement erfolgreich ein?

Definieren Sie klare Anforderungen, binden Sie relevante Stakeholder ein, und starten Sie mit einer Pilotphase, um erste Erkenntnisse zu sammeln. Sorgen Sie für transparente Kommunikationsprozesse und Schulungen und messen Sie Erfolge anhand relevanter Kennzahlen, um gegebenenfalls Nachjustierungen anzustellen.

Fazit

Ein zukunftssicheres, digitales Spesenmanagement ist heute ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Wer seine Reisekosten vollständig digitalisiert, verschafft sich nicht nur einen Überblick über sämtliche Ausgaben, sondern spart auch wertvolle Zeit und Ressourcen. Dank automatisierter Prozesse, nahtloser Integrationen und nutzerfreundlicher Funktionen können Unternehmen mit der Nutzung von digitalen Spesenmanagement-Lösungen die Fehlerquote ihres Ausgabenmanagements minimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden erhöhen. 

Besonders Navan überzeugt mit seiner ganzheitlichen App-Lösung, die nicht nur die Reisekostenabrechnung, sondern auch das Geschäftsreisemanagement in einer Software abdeckt. Mit Navan nutzen Sie eine All-in-one-Lösung, die nicht nur Zeit und Ressourcen spart, sondern intuitiv und benutzerfreundlich auch nachhaltig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden steigert.