Datenschutz auf Geschäftsreisen: So sichern Sie sich ab

Von Flugbuchungen über Hotelreservierungen bis hin zu vertraulichen Projektinformationen – in unserer digitalen Welt tragen Geschäftsreisende jede Menge sensibler Daten bei sich und sind gerade unterwegs besonders anfällig für Angriffe.

Umso wichtiger ist es, dass Travel Manager:innen und Geschäftsreisende sich intensiv mit Datenschutz und Datensicherheit auseinandersetzen. Dies betrifft sowohl die Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als auch den Schutz vor Cyberangriffen und Identitätsdiebstahl. 

Worauf Sie sonst achten sollten, um Ihre Daten im Geschäftsreisealltag zu sichern und zu schützen, erfahren Sie im folgenden Artikel.

Was ist Datensicherheit und was versteht man unter Datenschutz?  

Datensicherheit und Datenschutz verfolgen beide dasselbe Ziel, gehen dabei unterschiedlich vor:

Datensicherheit konzentriert sich in erster Linie darauf, Daten vor unerwünschtem Zugriff, Veränderungen oder Verlust zu bewahren. Sie können sich das wie einen verschlossenen Tresor vorstellen, in dem Wertsachen sicher aufbewahrt sind: Starke Passwörter, Verschlüsselungen und Firewalls verhindern das Eindringen Dritter ohne Erlaubnis. 

Datenschutz geht darüber hinaus und legt fest, wie personenbezogene Daten auf verantwortungsvolle und gesetzeskonforme Weise verwaltet werden. Unserem Beispiel folgend ist dies einer Schlüsselvergabe ähnlich: Hier wird festgelegt, wer den Tresor öffnen darf und wie mit dem Inhalt umgegangen werden soll. So stellt der Datenschutz sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden und jede Person über ihre Datenrechte Bescheid weiß.

Warum ist die Datensicherheit auf Geschäftsreisen besonders relevant?  

Mobiler Zugriff auf Firmendaten

Geschäftsreisende nutzen unterwegs Laptops, Tablets und Smartphones, um E-Mails zu lesen, Unternehmensanwendungen zu nutzen oder Dokumente zu bearbeiten. In unbekannten Netzwerken lassen sich diese Geräte leichter hacken. 

Öffentliche WLAN-Netze

Unterwegs sind Geschäftsreisende auf öffentlich zugängliche Internetverbindungen in Hotels, Konferenzzentren oder Flughäfen angewiesen. Diese sind allerdings nicht immer ausreichend gesichert. Kriminelle können den Datenverkehr abfangen oder manipulieren, wodurch sensible Informationen wie Passwörter oder Unternehmensdaten gefährdet sind.

Höheres Risiko für Diebstahl oder Verlust

Sowohl der physische Diebstahl als auch der Verlust von Geräten ist auf Reisen wahrscheinlicher als im Büro. Gehen Datenträger oder Dokumente verloren, drohen erhebliche wirtschaftliche Schäden und Reputations- und Vertrauensverluste.

Industriespionage

Geschäftsreisende bestimmter Branchen oder Regionen können auf Reisen ins Visier von Industriespion:innen geraten. Gezielte Phishing-Angriffe, Trojaner-Einschleusungen oder Spähaktionen können eingesetzt werden, um kritische Unternehmensinformationen abzugreifen. Auch Shoulder Surfing (dt. Schultersurfen genannt) beschreibt beispielsweise, wie unbefugte Dritte sensible Informationen einsehen können, wenn Beschäftigte ihre Geräte in öffentlichen Bereichen verwenden. 

Unterschiedliche Datenschutzgesetze und -praktiken

In manchen Ländern gelten andere Regeln für den Umgang mit Daten. Bei der Ein- oder Ausreise können unter Umständen Grenzbeamte Zugriff auf digitale Geräte verlangen. Zudem sind Sicherheitsstandards in Hotels oder Konferenzzentren im Ausland nicht immer mit denen in der EU vergleichbar.

Auf EU-Ebene sorgt beispielsweise die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für einheitliche Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten, während Richtlinien wie die NIS-2 (Richtlinie zur Netzwerk- und Informationssicherheit) Mindeststandards für Cybersicherheit festlegen.

Zwar gelten diese Regelungen in allen Mitgliedstaaten, die konkrete Umsetzung kann sich aber von Land zu Land unterscheiden. Geschäftsreisende sollten sich daher gezielt über die jeweilige Rechtslage informieren, insbesondere wenn sie außerhalb der EU unterwegs sind, um stets die Einhaltung der geltenden Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen zu gewährleisten.

Was sind die Best Practices im Datenschutz auf Geschäftsreisen?

Vor der Geschäftsreise  

Installieren Sie vor Reiseantritt alle verfügbaren Updates für Betriebssysteme, Apps und Sicherheitssoftware. Achten Sie besonders auf Virenschutz und Firewall-Einstellungen, um potenzielle Schwachstellen zu schließen.  

Speichern Sie nur die dafür benötigten Daten auf Laptops oder Smartphones. Überlegen Sie, sensible Informationen verschlüsselt auf externen Datenträgern abzulegen, die Sie nicht ständig mitführen.  

Legen Sie regelmäßige Sicherheitskopien Ihrer wichtigsten Daten an. So gehen keine wichtigen Informationen verloren, falls ein Gerät beschädigt oder gestohlen wird. 

Während der Geschäftsreise  

Das öffentliche WLAN in Hotels, Bahnhöfen oder Flughäfen ist oft unverschlüsselt. Greifen Sie wenn möglich auf Ihr eigenes, gesichertes Mobilfunknetz oder ein VPN (Virtual Private Network) zurück, um Ihre Daten zu schützen.  

Bearbeiten oder speichern Sie keine sensiblen Dateien auf öffentlich zugänglichen Rechnern. Auch das Laden Ihrer Mobilgeräte an unbekannten USB-Ports birgt Risiken durch potenziell schadhafte Software.  

Aktivieren Sie den Sperrbildschirm und setzen Sie auf starke Passwörter oder biometrische Authentifizierung, wenn Sie Ihre Geräte außer Sicht lassen. Nutzen Sie bei Arbeiten in öffentlichen Räumen gegebenenfalls Sichtschutzfolien (Privacy Filter), damit niemand über Ihre Schulter („Shoulder Surfing“) vertrauliche Daten einsehen kann.  

Nach der Geschäftsreise  

Wenn Sie nach Ihrer Reise Zweifel an der Sicherheit Ihrer Zugangsdaten haben, ändern Sie vorsichtshalber nach der Rückkehr alle Passwörter, die Sie für kritische Systeme und Anwendungen verwendet haben.

Führen Sie außerdem nach Ihrer Heimkehr einen umfassenden Viren- und Malware-Scan durch. Vergleichen Sie die vorhandenen Daten mit Ihren Backups, um Manipulationen oder Datenverluste frühzeitig zu erkennen. 

Analysieren Sie etwaige Sicherheitslücken und optimieren Sie Ihre Sicherheitsrichtlinien für zukünftige Dienstreisen. Dokumentieren Sie alle Vorfälle, um beim nächsten Mal besser gewappnet zu sein. 

Wie überprüfe ich die Wirksamkeit von Sicherheitsmaßnahmen?  

Um die Wirksamkeit von Sicherheitsmaßnahmen zu überprüfen, empfiehlt sich ein ganzheitlicher Ansatz, der verschiedene Methoden einbezieht. Begonnen wird in der Regel mit kontinuierlichen Risiko- und Schwachstellenanalysen, die häufig durch Vulnerability- und Netzwerkscans unterstützt werden und potenzielle Einfallstore frühzeitig aufdecken. 

Penetrationstests liefern ergänzend realistische Erkenntnisse über mögliche Angriffsszenarien, sodass Schwachstellen zügig geschlossen werden können. Interne und externe Audits nach anerkannten Standards (etwa ISO 27001 oder C5) dienen dazu, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen auf ihre korrekte Implementierung zu prüfen. 

Parallel sorgt ein dauerhaftes Monitoring mit aussagekräftigen Log-Dateien für eine schnelle Erkennung von Auffälligkeiten, auf die bei Bedarf sofort reagiert werden kann. Aus diesem Grund sind auch regelmäßige Incident-Response-Tests unverzichtbar, damit im Ernstfall alle festgelegten Abläufe – von der Alarmierung bis hin zur forensischen Analyse – schnell und reibungslos greifen. Die Zeit bis zur Erkennung (Time to Detection) oder bis zur Eindämmung (Time to Contain) helfen dabei, die Effektivität bestehender Sicherheitsmaßnahmen stetig zu evaluieren und zu optimieren.

Auch Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen spielen eine wichtige Rolle: Wenn Mitarbeitende regelmäßig in aktuellen Bedrohungen, Best Practices und sicherem Verhalten geschult werden, wird das Sicherheitsbewusstsein im gesamten Unternehmen gestärkt und das Risiko menschlicher Fehler minimiert.

Ihre Daten in sicheren Händen – bei Navan

Der Datenschutz und die Datensicherheit unserer Kunden und Partner stehen für uns an erster Stelle: Wir verarbeiten personenbezogene Informationen ausschließlich nach den Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den geltenden nationalen Vorschriften und legen besonderen Wert auf Transparenz und Verantwortungsbewusstsein. 

Dazu gehören strenge Zugangskontrollen und regelmäßig aktualisierte Sicherheitsmaßnahmen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Darüber hinaus erfolgt jede Datenübertragung verschlüsselt und unsere Systeme werden kontinuierlich auf Schwachstellen überprüft, um potenziellen Gefahren frühzeitig entgegenzuwirken. 

Parallel gewährleisten wir durch ISO 27001 zertifizierte Informationssicherheitsmanagementsysteme und SOC-Prüfungen, dass unsere Prozesse hohen internationalen Standards entsprechen. Unser hauseigenes IT-Sicherheitsteam steht 24/7 bereit, um mögliche Risiken sofort zu identifizieren und zu beseitigen. So können Sie sich darauf verlassen, dass alle bei Navan gespeicherten Informationen sorgfältig geschützt und jederzeit sicher verwahrt werden.

Mehr Informationen zu Navans umfangreichen Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen finden Sie hier.

FAQ

Worin liegt der Unterschied zwischen Datenschutz und Datensicherheit?  

Datensicherheit zielt darauf ab, Daten technisch vor Angriffen, Veränderungen oder Verlust zu schützen (z. B. über Firewalls, starke Passwörter, Verschlüsselungen). Der Datenschutz legt außerdem fest, wer auf welche personenbezogenen Informationen zugreifen darf und wie diese rechtlich korrekt verarbeitet werden.

Warum ist Datensicherheit auf Geschäftsreisen besonders wichtig?  

Geschäftsreisende sind oft in öffentlichen WLANs unterwegs und nutzen mobile Geräte, auf denen vertrauliche Firmen- oder Personendaten gespeichert sind. Das erhöht das Risiko für Cyberangriffe, Industriespionage oder Diebstahl und macht zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen unverzichtbar.

Welche Best Practices helfen dem Datenschutz auf Geschäftsreisen?  

Führen Sie vor Ihrer Reise Geräte-Updates durch, speichern Sie nur essenzielle Daten ab und erstellen Sie regelmäßig Backups.  Achten Sie während Ihrer Reise darauf, kein öffentliches WLAN zu nutzen, setzen Sie alternativ ein VPN ein. Verwenden Sie eine Sichtschutzfolie und lassen Sie Ihre Geräte nie unbeaufsichtigt. Ändern Sie nach Ihrer Rückkehr alle Passwörter, führen Sie einen Virenscan durch und überprüfen Sie Ihre Geräte entlang der Sicherheitsrichtlinien. 

Wie kann ich die Wirksamkeit meiner Sicherheitsmaßnahmen überprüfen?  

Regelmäßige Risiko- und Schwachstellenanalysen (z. B. Penetrationstests), interne und externe Audits nach anerkannten Standards (etwa ISO 27001), kontinuierliches Monitoring der Systeme und wiederkehrende Schulungen stärken das Sicherheitsniveau und decken mögliche Lücken frühzeitig auf.

Wie unterstützt Navan Travel Manager:innen beim Thema Datenschutz und Datensicherheit?  

Navan integriert modernste Schutzmechanismen schon bei der Softwareentwicklung, überwacht seine Infrastruktur rund um die Uhr und verschlüsselt sämtliche Daten nach aktuellen Industriestandards. Zusätzlich sorgen regelmäßige Audits und ein Bug-Bounty-Programm dafür, dass mögliche Schwachstellen schnell erkannt und behoben werden.

Fazit

Der Datenschutz und -sicherheit auf Geschäftsreisen sind komplexe Themen, die technische, rechtliche und organisatorische Aspekte umfassen. Travel Manager:innen und Geschäftsreisende müssen sich gleichermaßen verantwortungsbewusst verhalten, um Datenmissbrauch oder Sicherheitslücken zu vermeiden. Moderne Tools wie Navan erleichtern diesen Prozess enorm und sorgen für eine einheitliche Umsetzung von Richtlinien.

Wer sich aktiv mit technischen Schutzmaßnahmen, regelmäßigen Schulungen und einem professionellen Geschäftsreisemanagement auseinandersetzt, profitiert gleich doppelt:

Zum einen minimieren Sie potenzielle Risiken, zum anderen steigern Sie die Effizienz Ihrer Sicherheitsmaßnahmen und sparen Zeit. Das ganzheitliche Sicherheitskonzept Navans kombiniert dabei modernste Technologien und transparente Prozesse, die den Schutz Ihrer Daten in jedem Prozessschritt maximieren.