Contrôle et gestion proactive des voyages et des notes de frais pour Fever-Tree

Fever-Tree est une des marques de mixers favorite des consommateurs dans les 74 pays dans lesquels elle est vendue. Avant Navan, Fever-Tree gérait ses voyages avec l’aide d’un fournisseur basé au Royaume-Uni. Les réservations se faisaient par téléphone, et les salariés réservaient souvent hors plateforme. L’équipe Finance n’avait pas de visibilité sur les dépenses de voyage, un problème qui s’est aggravé à mesure que l’entreprise s’est étendue à l’international.

Fever-Tree cherchait une solution unifiée de gestion des voyages et des notes de frais, et c’est sur Navan que son choix s’est porté. 

Avant Navan

Peu de visibilité et une posture réactive

Avant Navan, l’équipe Finance de Fever-Tree manquait de visibilité sur les dépenses de voyage. Les employés réservaient leurs déplacements hors plateforme et la politique était un document statique. Les notes de frais étaient souvent soumises avec des jours voire des semaines de retard, et les managers devaient vérifier manuellement la conformité de chaque note de frais. « Contrôler chaque transaction était un vrai jeu de patience » se souvient Ben Lenehan, Financial Director of Operations chez Fever-Tree. 

Sans une source centrale pour les données de voyage en temps réel, l’entreprise était en incapacité de savoir où se trouvaient ses voyageurs, ce qui posait un problème de duty of care. 

L’équipe Finance ne pouvait pas identifier les employés qui dépensaient le plus lors de leurs déplacements, ce qui limitait sa capacité à implémenter des changements visant à optimiser les économies de l’entreprise.

Un processus de gestion des notes de frais inefficace

Le processus de gestion des notes de frais était lent, fastidieux et très manuel. Les employés devaient classifier chaque élément de leurs notes de frais, une tâche chronophage et peu motivante, et finissaient souvent par les soumettre en retard ou incomplètes. L’équipe Finance perdait un temps précieux à courir après les employés pour obtenir les reçus ou les informations manquantes.

Pourquoi Navan

Marque dynamique et innovante, Fever-Tree s’est vite aperçue que ses processus de gestion des voyages et des notes de frais n’étaient pas adaptés à ses besoins.

Elle recherchait une solution lui offrant plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses et un processus de gestion des notes de frais simplifié pour permettre à son équipe Finance et à ses collaborateurs de gagner du temps.

Pendant le processus d’évaluation, Navan s’est distingué en tant que seule solution tout-en-un du marché. Plutôt que de devoir faire un puzzle avec plusieurs fournisseurs, Navan combine tous ces éléments sur une plateforme, simplifiant l’expérience de bout en bout. 

Selon Ben, Navan a simplifié les processus T&E de Fever-Tree, alors en plein croissance à l’international : « au fur et à mesure de notre croissance, nous avons constaté que nous devions mettre en place des systèmes de cartes corporate dans différents pays et avec différentes banques. Avec Navan, nous disposons d'une plateforme unique qui nous permet d'émettre des cartes pour des utilisateurs situés dans n'importe quel pays et d’accéder à tous les rapports dans un seul système », explique Ben.

L’effet Navan

Une gestion simplifiée des paiements de voyage et des notes de frais 

Fever-Tree utilise Navan Travel Payments pour les réservations de voyage et Navan Expense pour notes de frais. Avec Navan Travel Payments, une carte virtuelle est générée à chaque réservation pour que les employés puissent régler leur voyage en un clic sans avancer de frais. Toutes les transactions sont automatiquement réconciliées et synchronisées dans l’ERP. Un vrai soulagement pour l’équipe de Ben, habituée à un processus de réconciliation long et fastidieux.

«

« Depuis que nous avons opté pour Navan, nos équipes Finance gagnent 2 jours par mois sur la gestion des dépenses. Elles n’ont plus à contrôler manuellement les rapports de notes de frais, faire appliquer les politiques ou effectuer des remboursements. »

Ben Lenehan

Financial Director – Operations

Des données granulaires et des économies importantes

Navan permet également aux voyageurs de Fever-Tree de gagner du temps, puisqu’ils n’ont plus à rassembler leurs reçus de vols, d’hôtel ou d’autres dépenses après un déplacement ni à les importer manuellement. 

L’équipe de Ben a désormais accès à des données qui leur permettent de contrôler les dépenses de l’entreprise en temps réel au niveau du département et des individus. Elle peut ajuster la politique en fonction des comportements de dépense et créer des rapports détaillés.

Politiques dynamiques et assistance 24/7

Depuis le déploiement de Navan, Fever-Tree profite d’une expérience voyageur supérieure. Les voyageurs réservent leur voyage en quelques clics et identifient en un coup d’œil les options qui sont hors politiques, ce qui améliore drastiquement le taux de conformité.

Auparavant, la politique de voyage comprenait des plafonds de prix statiques pour les réservations de vols et d’hôtels. Aujourd’hui, les politiques de dépense dynamiques de Navan permettent à Fever-Tree de connaître le prix juste d’un hôtel à une date donnée : « nous savons ce que coûte une nuit d’hôtel à New York par rapport à Munich ou Sydney », explique Ben.

Lorsqu’ils voyagent, les salariés peuvent contacter l’assistance via l’application pour effectuer, modifier ou annuler une réservation, et ce 24h/24 et 7j/7, ce qui est essentiel étant donné que les bureaux de Fever-Tree sont situés dans le monde entier. 

Paiement sécurisé pour les abonnements 

Fever-Tree utilise les cartes d’achats de Navan pour ses abonnements logiciels récurrents. Ces cartes de paiement virtuelles ont un budget attribué à un commerçant donné, ce qui offre à Ben et son équipe un contrôle total sur les dépenses, une visibilité sur les paiements sortants et la certitude que le budget alloué est respecté.

Les avantages de Navan pour Fever-Tree

Depuis l’implémentation de la solution tout-en-un de Navan, les employés de Fever-Tree profitent d’un grand nombre d’avantages :

Équipe Finance :

• A une visibilité en temps réel sur toutes les dépenses de l’entreprise sur une plateforme centralisée 
• Obtient des données de voyage détaillées
• Gagne un temps précieux sur la gestion des notes de frais et peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

Voyageurs :

• Réservent et gèrent leurs voyages en quelques clics
• Obtiennent des récompenses lorsqu’ils réservent des options moins chères
• Ont accès à un vaste inventaire de voyage
• Peuvent contacter l’assistance via l’application à tout moment
• N’ont plus à soumettre manuellement des rapports de notes de frais

À l’avenir

Des processus optimisés continuellement

En 18 mois avec Navan, les voyageurs de Fever-Tree ont effectué près de 4 500 voyages. « Nous disposons donc de données suffisantes pour comprendre où et quand nous voyageons et ce que cela nous coûte, ce qui nous permet de mieux budgétiser et planifier pour l’avenir », déclare Ben.

Son équipe se sert aussi des données fournies par la plateforme pour comparer les habitudes de voyage de chaque département et ajuster la politique de voyage pour maximiser les économies.

Pour se faire, Fever-Tree a récemment souscrit aux Navan Rewards, qui encouragent les voyageurs à économiser l’argent de l’entreprise en réservant des hôtels moins chers. « Nous avons hâte de voir comment les Rewards vont nous permettre de réaliser des économies. ». 

D’après Ben, alors que Fever-Tree ne cesse de croître, l’entreprise tire parti des avantages de Navan pour « s’assurer de voyager au bon endroit au bon moment, en utilisant le budget le plus efficacement possible. »