Les 7 raisons pour lesquelles APCO Worldwide a opté pour Navan

APCO Worldwide est une société spécialisée dans le conseil en communication stratégique aux entreprises. Avec 30 bureaux à l’international, elle travaille avec certaines des plus grandes organisations et des principaux gouvernements au monde, et, pour cette raison, dispose d’un vaste programme de voyages d’affaires.

Après avoir rencontré des difficultés avec son outil de gestion des voyages précédent, APCO a souhaité trouver une solution plus intuitive, efficace et complète, et c’est Navan qui a été choisi.

Nous avons échangé avec Philip Fraser, CIO d’APCO, pour mieux comprendre les facteurs qui ont convaincu l’entreprise de changer de solution et ce qui a permis à Navan de se démarquer de la concurrence.

1. Expérience utilisateur plus moderne

Question : Quelle TMC utilisiez-vous avant ?

Fraser : Nous utilisions Egencia, dont le fonctionnement général était assez fastidieux. Nos collaborateurs avaient besoin d’une solution plus moderne, se rapprochant des outils qu’ils utilisent au quotidien pour leurs voyages personnels.

Navan nous a permis de moderniser les processus de gestion des voyages d’affaires pour nos employés, et d’après leurs retours, ils sont très satisfaits de la plateforme Navan. Nous avons remplacé une gestion chère et complexe par un outil efficace et moderne.

2. Inventaire plus fourni

Question : Quel était le problème principal de votre solution précédente ?

Fraser : L’inventaire était un vrai problème. Les collaborateurs se plaignaient souvent de ne pas retrouver les options qu’ils cherchaient sur Egencia, alors que celles-ci étaient disponibles en ligne.  

Ils nous demandaient pourquoi les résultats qu’ils trouvaient sur les sites internet des compagnies aériennes, sur Booking.com ou sur d’autres plateformes de distribution n’apparaissaient pas sur Egencia. 

«

« C’était compliqué de demander aux voyageurs de réserver sur Egencia alors que l’inventaire nécessaire n’était pas disponible. »

Philip Fraser

CIO, APCO Worldwide

3. Implémentation rapide

Question : Combien de temps a duré la mise en place de Navan ? 

Fraser : Lorsque Navan nous a annoncé être en mesure de lancer la solution en quelques semaines, j’étais dubitatif. Par le passé, le lancement d’outils similaires nous avait pris des mois, voire une année entière !

Mais l’équipe de Navan a été extrêmement efficace tout au long du processus et n’a pas hésité à partager avec nous de bonnes pratiques issues de l’expérience d’autres grandes sociétés clientes.  

Nous leur avons donc fait confiance et l’implémentation n’a effectivement pris que quelques semaines. Promesse tenues !

4. Reporting précis et détaillé

Question : Qu’est-ce qui a particulièrement retenu votre attention sur la plateforme Navan ? 

Fraser : Le reporting. Je l’ai trouvé exceptionnel. Nos anciens systèmes mettaient l’accent sur l’aspect financier, et les analyses étaient complexes. J’ai beau ne pas être comptable, je veux quand même savoir comment l’argent d’APCO est dépensé sur les voyages.

Les fonctionnalités de reporting de Navan satisfont d’une part les besoins de notre équipe comptable, mais également ceux de l’entreprise.

5. Politiques dynamiques

Question : Que pensez-vous des politiques dynamiques de Navan et des garde-fous intégrés ?

Fraser : Avec notre système précédent, nous devions ajuster manuellement notre politique et les limites de prix pour les chambres d’hôtel et les vols en fonction des villes. 

Navan détermine détermine le prix médian de façon dynamique, par exemple pour les hôtels d’une ville donnée. Au lieu de perdre du temps à mettre à jour des fichiers Excel manuellement, nous pouvons nous concentrer sur le service que nous offrons à nos voyageurs.

6. Focus sur la durabilité

Question : Que pensez-vous du reporting sur la durabilité proposé sur Navan ?

Fraser : APCO prend la décarbonisation très au sérieux. Nous avons mis en place une stratégie pour minimiser au maximum nos émissions de CO2. Le fait d’avoir accès à des données sur nos émissions carbone directement sur la plateforme a joué un rôle important dans notre décision.

En ce qui concerne l’empreinte carbone de nos émissions, il est essentiel que tous fassent un effort. Nous avons aussi été convaincus par le fait que nos employés aient accès à des indicateurs dès la page de réservation. Ainsi, ils comprennent l’impact que peut avoir le fait de choisir un vol plutôt qu’un trajet en train.

7. Récompenses qui boostent les économies

Question : Comment Navan a-t-il été accueilli au sein de l’entreprise ?

Fraser : L’une des choses positives que j’entends souvent à propos Navan, c’est que les Rewards poussent les collaborateurs à réserver des options moins chères. Les collaborateurs sont surpris de voir que choisir un hôtel plutôt qu’un autre peut leur permettre d’économiser sur leurs voyages personnels. La plateforme est très appréciée, car elle est intuitive et les encourage à prendre des décisions intelligentes qui profitent aussi à APCO.