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VusionGroup : retour d'expérience

VusionGroup : les avantages d'une gestion des voyages globale avec Navan

Emeline Berton

29 nov. 2024
VusionGroup image

Leader mondial des plateformes IoT, VusionGroup accompagne les entreprises dans leur transformation digitale. L’entreprise est au service de plus de 350 grands commerçants dans le monde, emploie plus de 850 collaborateurs et possède 25 bureaux répartis en Europe, aux États-Unis, en Amérique du Sud et en APAC. Lors du dernier Navan Breakfast Club organisé le 10 octobre à Paris, nous avons recueilli le témoignage de Kevin Correia, Facility Manager chez VusionGroup, qui est revenu sur son expérience avec Navan.

À la recherche d’un partenaire global 

Avant Navan, la gestion des voyages d'affaires chez VusionGroup était fragmentée. En Europe, l’entreprise travaillait avec une agence de voyage limitée à cette région du monde et dont l’inventaire ne permettait pas de couvrir les besoins de tous les voyageurs. Elle avait recours à un outil spécifique aux États-Unis, et en APAC, elle n’avait aucun système en place. En cas de problème, contacter le service client en dehors des heures de travail étaittrès contraignant. Parfois, les voyageurs devaient attendre un ou deux jours avant de pouvoir obtenir de l’aide, ce qui générait de la frustration. Lorsqu’ils se déplaçaient, les collaborateurs devaient souvent avancer des frais et se retrouvaient confrontés à des retards dans leurs remboursements. Globalement, il s’agissait d’une gestion des voyages d'affaires réactive qui desservait l’entreprise et sa croissance.

VusionGroup recherchait donc un partenaire global capable de l’accompagner dans les différentes régions où l'entreprise est implantée, et souhaitait déployer tous les collaborateurs sur une seule et même plateforme afin de profiter de plus de visibilité, d’avoir accès à des données centralisées et d’offrir une expérience unifiée à l’ensemble de ses salariés. Elle a donc opté pour Navan Travel et Navan Travel Payments, la solution intégrée de paiement pour les déplacements professionnels. 

Pourquoi Navan ? 

L’équilibre idéal entre high-tech et simplicité d’utilisation

Dans sa quête d’une nouvelle solution de gestion des voyages, un argument a particulièrement pesé la balance de VusionGroup : l’entreprise souhaitait un outil à la pointe de la technologie, capable d’offrir à la fois des fonctionnalités avancées de gestion des voyages et une interface utilisateur de qualité. Selon Kevin, c’est d’abord par sa technologie que Navan se distingue de la concurrence, et notamment des agences de voyage traditionnelles. Que ce soit au niveau du recours à l’IA générative, du sourçage de son inventaire ou de ses capacités de reporting, Navan a à cœur de tirer parti de la technologie pour proposer une solution moderne et simple d’utilisation, qui réponde vraiment aux besoins de ses clients. « Aujourd’hui, Navan est ce qui se fait de mieux sur le marché, et je suis convaincu à 100 % que cet outil nous permettra de passer au niveau supérieur », confie Kevin. 

La simplicité d’utilisation de la plateforme est un des points forts de l’outil, que ce soit sur la partie voyageur ou administrateur. Les voyageurs ont accès à une interface claire et à un large éventail d’offres directement sur la plateforme. Ils peuvent gérer facilement leurs réservations, les modifier ou contacter l’assistance en toute autonomie : « la qualité de l’expérience utilisateur est un gros plus. Tout est ultra simple. La plateforme est lisible, utile et épurée », explique Kevin, dont les dires sont confirmés par l’excellent score CSAT de Navan de 4,7 sur 5. Sur la partie réservée aux administrateurs, les utilisateurs accèdent à des fonctionnalités de duty of care et reporting avancées, et accèdent à des données granulaires en temps réel en quelques clics.

L’implémentation de Navan ayant rendu les voyageurs autonomes dans la réservation de leurs déplacements, le nombre de requêtes aux administrateurs et de problèmes dus à l’utilisation de la plateforme a drastiquement diminué. VusionGroup a aujourd’hui quatre administrateurs locaux qui soutiennent Kevin dans les différentes régions du monde : une personne en charge des États-Unis et du Mexique, une personne qui se concentre sur la zone APAC depuis Taïwan, et deux collaboratrices en Autriche qui s’occupent de l’Europe de l’Est. Navan a permis de mieux répartir la charge de travail, d’éviter les retards liés au décalage horaire et de réduire la charge de travail administrative : « en tant qu’administrateur, cela m’enlève une sacrée épine du pied. Navan me permet de me consacrer à d’autres projets ».

Des politiques optimisées pour un maximum d'économies

L’implémentation de Navan a été le résultat d’une collaboration étroite avec l’account manager dédié au compte de VusionGroup. Un audit approfondi des politiques de voyage et de dépense existantes a été effectué afin d’identifier de potentielles opportunités d’amélioration, et la politique interne de l’entreprise a été entièrement intégrée sur la plateforme. 

L’un des avantages de Navan est la grande flexibilité de la plateforme : il est possible de paramétrer et d’ajuster les politiques en fonction des besoins et du budget de l’entreprise et d’agir à un niveau granulaire en assignant des délais de réservation et plafonds de dépenses à des catégories de salariés spécifiques. Kevin a également grandement apprécié l’expertise de l’account manager dans l’optimisation des politiques et ses précieux conseils pour générer des économies.

VusionGroup a implémenté Navan en deux phases, en commençant par un groupe de voyageurs fréquents afin de tester l’efficacité de leur politique. Les responsables du projet ont régulièrement organisé des réunions avec la DRH et le contrôle de gestion pour obtenir des retours et adapter les politiques en conséquence. Le reste des voyageurs, quelque 800 collaborateurs, a ensuite été activé sur la plateforme. Plusieurs formations ont été organisées sur une semaine pour couvrir les différents fuseaux horaires, et les utilisateurs ont rapidement pu réserver leurs premiers déplacements sur la plateforme. 

3 bonnes pratiques selon VusionGroup 

Selon Kevin Correia, certains bons réflexes permettent de tirer parti de tous les avantages de la plateforme : 

  • Il recommande aux administrateurs de prendre le temps d’explorer eux-mêmes la plateforme et de se familiariser avec ses fonctionnalités. Cela permet de gagner du temps par la suite et de transmettre les bons gestes aux collaborateurs.
  • Désigner des administrateurs dans les différentes régions du monde pour répartir la charge de travail et mettre en place un système de ticketing. Ainsi, chaque ticket est géré dans le bon créneau horaire, ce qui évite les retards. Par ailleurs, l’assistance voyageur disponible via le chat est aussi d’une grande aide pour les administrateurs. Aujourd’hui, 80 % des problèmes des voyageurs se règlent grâce au chat, et non auprès des administrateurs, qui peuvent se consacrer à la gouvernance de la plateforme.
  • Intégrer son outil RH avec Navan pour gérer plus efficacement les utilisateurs. Cela permet en effet d’ajouter et de retirer automatiquement et très simplement des utilisateurs de la plateforme via un fichier SFTP.

Les fonctionnalités préférées de Kevin Correia, Facility Manager chez VusionGroup

Presqu’un an après la lancement de la plateforme, Kevin est désormais un administrateur expérimenté de Navan. L’une de ses fonctionnalités préférées ? La possibilité de se connecter à n’importe quel compte utilisateur pour pouvoir intervenir directement et régler rapidement les problèmes. 

Il voit aussi un gros avantage dans l’utilisation des Rewards. Ce programme de récompenses fait partie des arguments qui ont séduit VusionGroup lors du choix de Navan. Grâce à ce système, qui permet aux voyageurs de gagner des points à utiliser sur leurs voyages personnels lorsqu’ils réservent des hôtels plus économiques pour l’entreprise, le taux d’adoption de la solution est aujourd’hui de 90 % et VusionGroup réalise entre 9 et 13 % d’économies sur les hôtels. Basé sur le principe de la gamification, les Navan Rewards ont une influence directe et efficace sur le comportement des collaborateurs, qui choisissent d’eux-mêmes les hôtels moins chers au lieu d’opter pour la meilleure option et d’utiliser tout le budget qui leur est alloué. 


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