10 conseils pour optimiser votre comptabilité

À mesure qu’une entreprise se développe, ses besoins en matière de comptabilité évoluent et deviennent plus complexes et plus exigeants. Elle se trouve souvent dans l'obligation d'adopter de nouvelles stratégies, des outils plus performants intégrant de nouvelles technologies et de meilleures pratiques pour faire évoluer ses processus comptables de manière efficace et garantir l'exactitude des données et la conformité aux réglementations en vigueur. 

Dans cet article, vous trouverez 10 conseils pour adapter vos processus comptables aux exigences d'une entreprise en pleine croissance.

1. Évaluez votre système comptable actuel

Avant toute chose, évaluez votre système comptable actuel. Identifiez ses forces et ses faiblesses et déterminez ce qui doit être amélioré. Il s’agit notamment d’examiner les éléments clés suivants :

• Efficacité du logiciel : votre logiciel de comptabilité actuel peut-il gérer de plus grands volumes de transactions ? 
• Processus de travail : vos processus ont-ils déjà été optimisés ou comportent-ils des tâches redondantes ?
• Exactitude des données : les erreurs sont-elles fréquentes et doivent-elles être corrigées ?
• Conformité : votre système est-il conforme aux dernières lois et réglementations fiscales ?

2. Adopter un logiciel de comptabilité basé sur le cloud 

Les logiciels de comptabilité basés sur le cloud offrent plusieurs avantages pour l’optimisation de vos opérations comptables, notamment :

• Automatisation : automatisez les tâches répétitives telles que la facturation, le suivi des notes de frais et les rapports financiers.
• Évolutivité : mettez facilement à niveau votre plan financier au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
• Collaboration : facilitez la collaboration en temps réel entre votre équipe comptable et les autres départements.
• Accessibilité : accédez à vos données financières de n'importe où et à tout moment.

Les logiciels de comptabilité en ligne les plus populaires sont Intuit QuickBooks, Xero, et Sage.

3. Automatiser les tâches récurrentes

L'automatisation est la clé d'une gestion plus efficace et à grande échelle de votre comptabilité. L'automatisation des tâches récurrentes permet de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines. Vous pouvez notamment automatiser les tâches suivantes :

• Saisie des données : utilisez une solution de gestion des notes de frais telles que Navan pour saisir et classer les données de transaction automatiquement.
• Réconciliation des transactions : associez vos comptes bancaires à votre logiciel de comptabilité pour une réconciliation automatique.
• Facturation et paiements : créez des factures récurrentes et des rappels de paiement automatisés pour rationaliser la gestion des flux de trésorerie.
• Rapports financiers : générez des rapports financiers en temps réel en quelques clics.

4. Externaliser les tâches comptables non essentielles

L'externalisation peut être un moyen efficace de développer votre comptabilité sans surcharger votre équipe interne. Vous pouvez notamment envisager d'externaliser des tâches telles que :

• Traitement de la paie : externalisez la paie pour gagner du temps pour des missions à valeur ajoutée, bénéficier d’une expertise comptable et garantir l’exactitude des bulletins de paie.
• Préparation des déclarations fiscales : travaillez avec des professionnels de la fiscalité pour traiter vos déclarations fiscales et garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.
• Gestion des comptes créditeurs et débiteurs : faites appel à des services externes pour gérer la facturation, le recouvrement et le paiement des fournisseurs.

5. Renforcer la sécurité des données

À mesure que vous développez votre comptabilité, la sécurité des données devient de plus en plus importante. Protéger vos données financières grâce à ces quatre conseils : 

• Utiliser des services cryptés basés sur le cloud : assurez-vous que votre logiciel de comptabilité basé sur le cloud utilise un cryptage fort pour protéger les données.
• Implémenter l'authentification multifactorielle (AMF) : il est essentiel  de déployer un processus de connexion à plusieurs étapes pour accéder à votre logiciel de comptabilité afin de renforcer la sécurité et protéger la confidentialité de vos données.
• Effectuer des sauvegardes régulières : planifiez des sauvegardes régulières de vos données financières pour éviter les pertes.
• Sensibiliser les employés : former les employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données et de prévention du phishing afin qu’ils soient capables d’identifier rapidement les menaces et de réagir rapidement en cas de cyberattaques. 

6. Investir dans la formation et la sensibilisation 

Pour optimiser vos processus comptables, vous avez besoin d'une équipe compétente et bien informée. Investissez dans la formation des salariés pour que votre équipe soit au fait des dernières normes comptables, des fonctionnalités des logiciels et des bonnes pratiques et que votre entreprise reste compétitive et conforme aux normes en vigueur. Cela peut prendre différentes formes :

• Cours en ligne : des plateformes comme LinkedIn Learning et Coursera proposent des cours sur les logiciels de comptabilité et des techniques comptables avancées.
• Ateliers et séminaires : participez à des ateliers et séminaires sur le sujet pour vous tenir informé des nouvelles tendances et réglementations.
• Certifications : encouragez votre équipe à obtenir des certifications telles que la certification en normes internationales d'information financière (NIIF) ou la certification d'expertise comptable européenne (ECE) qui permet aux experts-comptables de travailler à l'international. 

7. Mettre en place des contrôles internes solides

Des contrôles internes rigoureux sont essentiels pour adapter votre comptabilité et garantir l'exactitude et la conformité. Les contrôles essentiels à mettre en œuvre sont les suivants :

• Répartition des tâches : répartir les responsabilités entre les membres de l'équipe afin d'éviter les fraudes et les erreurs.
• Processus d'approbation : établir des processus d'approbation clairs pour les transactions et les rapports financiers.
• Audits réguliers : effectuer des audits internes réguliers afin d'identifier et de rectifier les écarts.

8. Suivre les indicateurs clés de performance (ICP)

Suivez les indicateurs clés de performance pour mesurer l'efficacité de vos processus comptables et identifier les domaines à améliorer. Voici quelques indicateurs clés de performance à garder en tête : 

• Délai de recouvrement des créances (DSO) : le nombre moyen de jours nécessaires pour recouvrer les créances.
• Rotation des comptes fournisseurs : rapidité avec laquelle vous payez vos fournisseurs.
• Ratio des dépenses : ratio des dépenses d'exploitation par rapport au chiffre d'affaires total.
• Flux de trésorerie : examen des états des flux de trésorerie pour s'assurer de la liquidité.

9. Encourager une culture d’optimisation continue

Mettez en place une culture d’optimisation continue au sein de votre équipe comptable. Examinez et adaptez régulièrement les processus afin d'améliorer leur efficacité et leur précision. Favorisez une communication ouverte et encouragez les membres de l'équipe à proposer régulièrement des améliorations aux processus existants et de nouveaux outils ou méthodes de travail.

10. Planifier la croissance de votre entreprise

Enfin, anticipez la croissance future et planifiez en conséquence. Veillez à ce que votre système comptable puisse évoluer avec votre entreprise :

• Prévisionnel : utilisez les prévisions financières pour anticiper les besoins futurs et allouer les ressources de manière efficace.
• Opter pour des solutions évolutives : choisissez des logiciels et des services évolutifs qui peuvent s'adapter à la croissance de votre entreprise.
• Rester flexible : maintenez la flexibilité de vos processus pour vous adapter à l'évolution de l'environnement et des réglementations.

Conclusion

Aujourd’hui, faire évoluer votre gestion comptable au niveau supérieur nécessite une approche stratégique qui repose sur l’utilisation des nouvelles technologies et la mise en œuvre de mesures de sécurité strictes. En optant pour des logiciels basés sur le cloud, en automatisant les tâches récurrentes, en externalisant les fonctions non essentielles et en investissant dans la formation continue de vos équipes, vous avez toutes les cartes en main pour garantir une comptabilité robuste et évolutive. 

Découvrez comment la solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais de Navan permet aux équipes comptables d’éliminer les rapports de notes de frais manuels et d’automatiser les processus d’approbation et la réconciliation des notes de frais.