Le travel manager, un atout pour la gestion de vos voyages d'affaires

Introduction

Si les voyages d’affaires sont précieux pour rencontrer des clients, conquérir de nouveaux marchés ou réunir ses équipes, ils peuvent s’accompagner de contraintes. Les entreprises qui s’appuient sur des outils obsolètes courent le risque d’erreurs, de pertes de temps et de coûts supplémentaires, avec un impact direct sur leur productivité et leurs finances.

Engager un responsable des voyages d’affaires (travel manager, en anglais) simplifie la logistique et vous permet de réaliser des économies, tout en offrant un précieux soutien aux collaborateurs. Grâce à cette expertise, vos équipes peuvent se concentrer pleinement sur leurs objectifs et tirer le meilleur parti de chaque déplacement.

Qu’est-ce qu’un travel manager ?

Un travel manager est un professionnel interne à l’entreprise qui gère tous les aspects des déplacements d’affaires. Outre la réservation de vols et d’hôtels, il négocie des tarifs préférentiels, s’assure du respect de la politique interne, gère les imprévus et garantit un suivi précis des dépenses. 

En combinant vision stratégique, confort des voyageurs et maîtrise budgétaire, il apporte une réelle valeur ajoutée et s’appuie sur un ou plusieurs outils de gestion de voyages d’affaires pour automatiser et centraliser les processus.

Quels sont les avantages d’un travel manager ?

1. Optimisation des coûts grâce aux tarifs négociés

Un travel manager négocie des tarifs préférentiels auprès des compagnies aériennes, des hôtels ou encore, des loueurs de voitures. Son approche repose sur l’analyse des dépenses des voyages d’affaires de l’entreprise pour saisir rapidement les opportunités de négociation. Résultat ? Des économies substantielles sans rogner sur la qualité.

2. Gain de temps et réduction des erreurs grâce à la centralisation

En centralisant la réservation et la facturation, le travel manager évite la dispersion des tâches administratives. Cet organisateur de voyages d’affaires adopte certainement une plateforme de gestion des voyages d’affaires, aka le meilleur ami du travel manager.

3. Respect des politiques internes et meilleur contrôle budgétaire

En intégrant dès le départ les règles de voyage de l’entreprise (plafonds de dépenses, classes de transport autorisées, partenaires privilégiés), le travel manager garantit une conformité systématique. Le suivi budgétaire et les rapports complets offrent une vision claire des dépenses.

4. Amélioration du bien-être des voyageurs

Le travel manager tient compte des préférences individuelles (horaires de vol, localisation de l’hôtel, conditions de télétravail, etc.). Cette approche personnalisée réduit le stress lié aux déplacements et crée un cadre rassurant, où les collaborateurs se sentent soutenus et sécurisés tout au long de leur voyage.

Les services clés proposés par un travel manager

1. Réservation de voyages d’affaires et gestion des itinéraires

Le travel manager gère tous les volets logistiques (vols, hôtels, voitures de location, etc.) en tenant compte du coût et des contraintes d’agenda. Cette coordination évite les doublons et garantit une organisation fluide des itinéraires.

2. Assistance en temps réel

Le travel manager surveille l’évolution de chaque déplacement. En cas de problème, il propose des solutions rapides (changement de vol, prolongation de séjour) afin de minimiser les perturbations pour les voyageurs.

3. Gestion globale des dépenses

Notes de frais, factures… Pour une visibilité accrue, le travel manager centralise et analyse toutes les transactions liées aux voyages. Il facilite ainsi le suivi des dépenses et optimise la gestion financière de l’entreprise.

4. Expertise des voyages internationaux

Lors de déplacements à l’étranger, le travel manager aide à surmonter les contraintes liées aux visas, aux formalités douanières et aux particularités des marchés locaux. Son expertise globale garantit un voyage sans encombre, quelle que soit la destination.

5. Aide d’urgence aux voyageurs

Un travel manager digne de ce nom est aussi un point de contact unique en cas de situations sensibles (perte de passeport, urgence médicale, imprévus climatiques). Cette assistance assure la sécurité des collaborateurs.

Comment bien choisir son travel manager ?

1. Utilisation d’outils technologiques innovants  

Choisissez un travel manager qui a une bonne connaissance des outils dotés de technologies avancées pour une meilleure réactivité et une réduction des erreurs. L’automatisation facilite en outre l’analyse de données, offrant une visibilité accrue sur les dépenses et l’efficacité des processus.

2. Offre de plans de voyage personnalisés

Le voyage d’affaires se limite rarement à un simple trajet. Privilégiez un responsable capable d’élaborer des itinéraires flexibles, adaptés aux agendas et aux préférences de chaque voyageur, tout en restant conforme aux politiques internes. Cette personnalisation améliore le confort et réduit le stress lié aux déplacements.

3. Conscience environnementale

Les questions écologiques prennent une importance grandissante et les entreprises ont un rôle décisif à jouer en réduisant leur empreinte carbone. Privilégiez un travel manager à la page en matière de réglementations environnementales, capable de proposer des alternatives responsables et de mesurer l’impact carbone des déplacements professionnels.

4. Vaste inventaire et réseau

Pour bénéficier d’offres avantageuses et d’un large choix de prestataires, optez pour un partenaire disposant de solides partenariats, aussi bien au niveau local qu’à l’international, gages de tarifs compétitifs.

Les tendances dans la gestion des voyages d’affaires

1. Respect de l’environnement

Les entreprises cherchent de plus en plus à limiter leur impact écologique, notamment en réduisant les déplacements superflus (grâce au télétravail, par exemple) et en privilégiant des solutions de transport moins polluantes comme le train. Cet engagement peut aussi passer par des partenariats avec des hôtels éco-responsables et l’adoption de pratiques de compensation carbone.

2. Intelligence artificielle

Des portails de réservation aux applications de gestion de notes de frais, l’automatisation progresse à grands pas dans le secteur du voyage d’affaires. L’intelligence artificielle permet, entre autres, de suggérer des trajets adaptés aux politiques internes, d’optimiser l’itinéraire de chaque collaborateur et de détecter en temps réel des opportunités d’économies.

3. Personnalisation et bien-être

Pour réduire le stress lié aux déplacements, les entreprises adaptent leurs politiques de voyage : plages de repos avant les départs, hébergements plus confortables, ou encore programmes de fidélité proposant des avantages bien-être. Cette personnalisation contribue à la satisfaction et à la productivité des collaborateurs sur le long terme.

4. Analyse de données

La collecte et l’analyse des données de voyage permettent d’ajuster et d’optimiser en continu les processus. En identifiant les vols peu rentables, les hôtels sous-utilisés ou les dépassements de budget, les décideurs peuvent affiner leurs politiques de déplacement et repenser leurs stratégies pour mieux maîtriser les coûts.

FAQ

• Comment un spécialiste des voyages d’affaires permet-il de réaliser des économies ?

Les responsables de voyages d’affaires optimisent chaque poste de dépense : comparaison des offres, négociation de tarifs, mise en place d’une politique cohérente et utilisation d’outils pour un meilleur suivi financier.

• Peuvent-ils gérer les voyages internationaux ?

La plupart des travel managers maîtrisent les formalités douanières et administratives nécessaires, dans les cas de déplacement à l’étranger. Ils proposent aussi des recommandations spécifiques à chaque destination, qu’il s’agisse de vaccinations ou de conseils de sécurité.

• Interviennent-ils en cas de problème ?

En général, le travel planner ou son service client est disponible 24 h/24 pour organiser un vol de remplacement, trouver un autre hôtel ou répondre à toute urgence. Cette assistance réduit considérablement le stress et les pertes de temps.

Découvrez Navan, la plateforme qui gère vos voyages d’affaires de A à Z

Navan est une plateforme conçue pour simplifier l’organisation et le suivi des déplacements pros. En bref : 

• Intégration fluide : l’outil s’imbrique directement à vos systèmes comptables, pour une synchronisation automatique des données et un gain de temps et d’efficacité précieux

• Centralisation des réservations : en quelques clics, vous accédez aux offres de transports et d'hébergement les mieux adaptées à votre budget, dans le respect de la politique interne de l’entreprise.

• Assistance en continu : l’équipe de Navan est disponible jour et nuit pour vous aider à résoudre les imprévus, que ce soit un vol raté ou une extension de séjour.

• Flexibilité axée sur le bien-être : Navan encourage les options qui préservent la santé de vos équipes, par exemple en proposant des horaires plus confortables ou en planifiant du temps libre.

• Analyses avancées : la plateforme met à disposition des tableaux de bord et des rapports sur mesure pour vous aider à prendre des décisions éclairées et optimiser votre politique de voyage.

Résumé

Le travel manager est un spécialiste qui chapeaute et optimise les déplacements professionnels au sein d’une entreprise. En négociant des tarifs préférentiels, en centralisant réservations et dépenses, et en veillant au respect des politiques internes, il contribue à réduire les coûts et les erreurs tout en allégeant la charge pour les collaborateurs. Son rôle s'étend de la planification à l’assistance en temps réel, y compris lors de voyages internationaux, et inclut une gestion budgétaire précise.

Pour bien choisir son responsable de voyages d’affaires, il est essentiel de contrôler sa maîtrise des outils technologiques, son aptitude à proposer des itinéraires personnalisés, sa sensibilité aux enjeux environnementaux et l’ampleur de son réseau de partenaires. Les tendances actuelles - IA, analyse de données, durabilité - témoignent de l’importance de s’orienter également vers des solutions flexibles, responsables et innovantes. À ce titre, Navan s’impose comme une plateforme de référence, intégrant réservation, facturation, assistance et reporting pour un pilotage global des déplacements et des dépenses.