Politique de voyage : tous les avantages pour votre entreprise

Aujourd’hui, les voyages d’affaires jouent un rôle essentiel dans le monde du travail. Ils permettent aux collaborateurs de développer des liens entre collègues, facilitent la communication et aident au développement de relations professionnelles solides et fructueuses sur le long terme. Cependant, gérer les déplacements professionnels de toute une entreprise demande une certaine organisation.

C’est là que la politique de voyage entre en jeu. Elle fait gagner un temps précieux aux employés lors de la réservation et garantit que les déplacements réservés soient en accord avec les objectifs et le budget de l’entreprise. La mise en place d’une politique de voyage claire et adaptée aux besoins propres de votre société vous permet de gagner en efficacité, de générer de réelles économies et d’augmenter la satisfaction de vos voyageurs d’affaires.

Dans cet article, vous découvrirez :

• ce qu’est une politique de voyage ;
• pourquoi il est essentiel d’en faire un des piliers de votre programme de gestion des voyages d’affaires ;
• les avantages d’une politique de voyage pour votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une politique dans le cadre de déplacements professionnels ?

Définition de la politique de voyage

Une politique de voyage (également appelée politique de voyage d’affaires, politique de voyage d’entreprise, PVE ou politique de dépenses de voyage) est un ensemble de règles et de directives qui visent à aider les employés d’une entreprise à organiser, gérer et facturer leurs déplacements professionnels de manière efficace.

Généralement, une politique de voyage regroupe les éléments suivants :

• les limites financières pour les coûts de voyage et les notes de frais
• les règles à suivre pour la réservation de vols, d’hôtels, de trains ou de voitures de location
• les processus d’approbation pour les réservations effectuées par les collaborateurs
• les directives liées au calcul des frais de déplacement et à leur remboursement
• les coordonnées d’un responsable en cas de questions ou d’urgence

La politique de voyage constitue le lien entre le travel manager, les gérants de la société, le département Finance (comptabilité incluse) et les voyageurs de tous les autres départements.

Pourquoi définir une politique pour les voyages d’affaires ?

La politique de voyage est un véritable atout pour les entreprises, et cela pour trois raisons principales :

• Réduction des coûts et contrôle du budget
• Transparence et cohérence pour les employés
• Conformité et aspects juridiques

Réduire les coûts et mieux contrôler le budget voyage en entreprise

Les voyages d’affaires sont l’un des postes de dépense les plus importants d’une entreprise et représentent en moyenne 10 % des dépenses globales (source : Navan 2022). Le contexte économique actuel (inflation, hausse des prix de l'énergie...) faisant grimper les coûts des voyages, une politique de voyage clairement définie peut aider à reprendre le contrôle de son budget et à réduire efficacement les coûts.

Fixer des limites financières pour les coûts et dépenses de voyage permet d’éviter les dépenses inutiles et de minimiser l’impact financier des déplacements professionnels. En définissant en amont les différentes options que les employés peuvent réserver et encourageant systématiquement le choix d’options moins chères, vous pouvez réaliser des économies encore plus importantes.

Plus de transparence et d’uniformité lors de la réservation

L’un des objectifs principaux de la politique voyages de l’entreprise est d’établir les normes et processus qui encadrent la réservation et le déroulement des voyages d’affaires, afin que tous les voyageurs (sauf exception) bénéficient du même cadre et d'éviter les dépenses superflues liées à des préférences individuelles.

En appliquant les politiques de manière systématique, votre entreprise sera en mesure de bâtir une culture du voyage juste et transparente, tout en améliorant la productivité des équipes et en contrôlant plus efficacement les dépenses.

Conformité et aspects juridiques

Les politiques de voyage garantissent le respect des lois, des directives et des réglementations qui s’appliquent dans le cadre des voyages professionnels. Cela concerne par exemple le respect des règlements relatifs à la fiscalité et la prévention de pratiques douteuses. L’application des politiques réduit les risques et protège votre enteprise de potentielles conséquences juridiques.

Quels sont les avantages d’une politique de voyage pour votre entreprise ?

Simplifier l’organisation et la réservation des déplacements professionnels

Une politique de voyage régit toutes les étapes d’un déplacement professionnel, de la réservation jusqu’à la soumission des notes de frais et au remboursement des frais de déplacement. Grâce à elle, les employés connaissent les procédures à suivre, savent ce qu’ils sont autorisés à réserver et combien ils peuvent dépenser. Elle facilite l’organisation des voyages d’entreprise et fait gagner un temps précieux aux collaborateurs concernés, qui peuvent se concentrer sur des tâches plus impactantes pour l’entreprise.

Devoir de diligence : garantir la sécurité des collaborateurs en déplacement

Lorsque les employés voyagent dans le cadre de leur mission professionnelle, il est de la responsabilité de l’entreprise de garantir leur sécurité. En intégrant des mesures de sécurité, de santé et de préparation aux situations d'urgence dans la politique de voyage de l’entreprise, il est possible de réduire considérablement le risque d'incidents et d’améliorer la gestion des imprévus. Vos collaborateurs en déplacement sont assurés d'agir conformément aux règlementations locales et de bénéficier d'une assistance en cas de besoin.

Récemment, la pandémie de coronavirus a poussé les entreprises à se soucier davantage de la santé de leurs employés. En effet, de nouveaux risques liés au voyage ont fait leur apparition. Par exemple, pour pouvoir réagir rapidement en cas d’imprévu, il est désormais essentiel de pouvoir localiser les collaborateurs en déplacement.

Aujourd’hui, nos quotidiens sont bien plus denses qu’autrefois. Le bien-être et la réduction du stress ont donc une importance croissante. En mettant en place une politique de voyage, vous pouvez aider les employés qui voyagent à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Cela passe par exemple par la possibilité de sélectionner des hébergements confortables situés près du lieu de travail ou le fait d’éviter les vols de nuit. Pouvoir conjuguer déplacement professionnel et vacances personnelles (ce qu’on appelle aujourd’hui le bleisure, contraction des mots anglais business et pleasure) représente également un avantage non négligeable et aide à concilier travail et vie privée.

Promouvoir des voyages d’affaires plus responsables et plus durables

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à reconnaître l’importance de la protection de l’environnement et à mettre en place des mesures visant à rendre la gestion des déplacements professionnels plus durable. Par exemple, elles encouragent les voyageurs à préférer des modes de transport qui génèrent moins d’émissions de CO2, comme le train plutôt que l’avion. Cette mesure est très efficace en France, où la plupart des grandes villes sont reliées entre elles par des TGV pratiques et rapides.

De telles décisions permettent de réduire son empreinte carbone et de minimiser l’impact des voyages d’affaires sur l’environnement. De plus, le fait d’encourager les employés à utiliser les transports en commun (par exemple en mettant à leur disposition une carte de réduction ou un abonnement pour le train) ou le covoiturage peut permettre de réduire les coûts et de désengorger la circulation.

Conclusion : les avantages d'une politique de voyage bien définie en un coup d’œil

En mettant en place une politique de voyage claire et adaptée aux besoins réels de votre entreprise, vous êtes dans les meilleures dispositions pour réaliser des économies. Ces lignes directrices en matière de tarification renforcent le respect des règles et donnent accès à un inventaire de voyage plus fourni.

En supprimant les ambiguïtés, en automatisant et en rationalisation le processus d'approbation, vous profiterez de processus internes bien plus efficaces qui permettront à vos équipes de gagner un temps précieux.

De même, le fait d'avoir une politique en place vous permet d'offrir à vos collaborateurs la possibilité de réserver eux-mêmes leurs voyages et donc de se sentir plus autonomes, ce qui augmente leur satisfaction et leur confiance en leur employeur tout en favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée en réduisant le stress.

Si vous voyagez à l'international, il est important que vos voyageurs respectent les règlementations locales, par exemple en ce qui concerne les taxes. Un programme de gestion des voyages et des notes de frais conforme vous fait gagner un temps précieux et vous économise de longues heures de recherche.

Enfin, une politique bien conçue vous permet d'accéder à des données et des rapports en temps réel, notamment grâce aux automatisations de bout en bout.