Vorbereitet auf alles: Wie Sie 2025 jede Dienstreise perfekt planen

Dienstreisen sind für viele Unternehmen unerlässlich, um neue Kunden zu gewinnen, bestehende Geschäftspartner zu betreuen sowie Markttrends und potenzielle Partnerschaften vor Ort zu evaluieren. Eine Praktik, die seit der Pandemie 2020 wieder neue Rekordhöhen erreicht hat. 

Im Jahr 2022 wurden z. B. 75,1 Mio. Dienstreisen von Mitarbeitenden aus Unternehmen mit Sitz in Deutschland unternommen. Dementsprechend wurden 31,2 %, also ein Drittel des über die Reisebranche erwirtschafteten Etats in Deutschland 2023 über Dienstreisen generiert. Wer auch in diesem Jahr reibungslos und kosteneffizient reisen möchte, sollte – von der Flugbuchung bis zur Spesenabrechnung – auf innovative Lösungen setzten. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Dienstreise planen und welche wichtigen Aspekte Sie dabei beachten sollten. Außerdem erhalten Sie Einblicke in Corporate Travel Policies sowie nützliche Empfehlungen, Tipps und Tricks, damit jede Ihrer Dienstreisen in diesem Jahr zum vollen Erfolg wird.  

Was sind Corporate Travel Policies?

Corporate Travel Policies beschreiben die internen Unternehmensrichtlinien, die Sie für Ihr Dienstreisemanagement festlegen. Sie definieren, wie und wann Mitarbeitende geschäftlich reisen dürfen, welche Budgetrahmen gelten und welche Anbieter (z. B. Hotels, Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen) bevorzugt werden. 

Sie enthalten Informationen zur Bezahlung und Abrechnung der Dienstreise, sowie zu Versicherungsthemen und zu Verhaltensregeln während einer Dienstreise. 

Ziel dieser Richtlinien ist es, Transparenz zu schaffen und Kosten zu kontrollieren. Zudem unterstützen sie das sichere und effiziente Ablaufen der Dienstreisen und der Abrechnung im Nachhinein. 

Gerade in Zeiten volatiler externe Faktoren (z. B. geänderte Einreisebestimmungen) lohnt es sich, die eigenen Reiserichtlinien digital aufzusetzen, damit sich leicht aktualisiert und schnell kommuniziert werden können. 

Wie greifen Corporate Travel Policies im Reisemanagement? 

Unternehmensinterne Reiserichtlinien wirken sich wie folgt auf den Dienstreisemanagementprozess aus:

• Einheitliche und transparente Vorgaben. Reiserichtlinien schaffen Klarheit, welche Buchungsoptionen und Kostengrenzen gelten. Dadurch vermeiden Unternehmen unübersichtliche Buchungsprozesse und unklare Verantwortlichkeiten.
• Effiziente Umsetzung durch digitale Prozesse. Werden diese Richtlinien in digitale Tools und automatisierte Abläufe eingebunden, lassen sich nicht nur Fehler reduzieren, sondern auch Zeit und Kosten sparen – alle wissen, was wann zu tun ist.
• Nachvollziehbarkeit und kontinuierliche Optimierung. Klare Richtlinien ermöglichen eine transparente Kostenkontrolle und strukturierte Nachbereitung. So können Unternehmen Reisekosten und Reiserisiken besser im Auge behalten und gezielte Verbesserungen vornehmen.

Planen Sie Schritt für Schritt Ihre Dienstreise mit Erfolg

Die Organisation einer erfolgreichen Dienstreise lässt sich in folgende Teilschritte unterteilen:

1. Schritt: Reisezweck festlegen  

• Klares Ziel definieren: Warum findet Ihre Dienstreise statt? Geht es um den Besuch einer Konferenz, ein wichtiges Meeting mit Kund:innen oder eine Standortbesichtigung?  

• Meetings koordinieren: Stimmen Sie sich rechtzeitig mit Geschäftspartnern und Kolleg:innen ab, wann und wo Meetings stattfinden. Digitale Tools (z. B. Kalender-Apps, E-Mail-Reminder) helfen, den Überblick zu behalten.

• Zeitplan ableiten: Aus dem Reiseziel ergibt sich oft der zeitliche Rahmen für Ihre Dienstreise, inklusive eventueller Fixtermine wie Messeauftritte oder geschäftliche Dinner, die sich auf Ihre Reiseflexibilität auswirken. Planen Sie Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen ein.

2. Schritt: Reisegenehmigung einholen  

• Dienstreiseantrag stellen: Prüfen Sie, ob Ihre Reise innerhalb der Corporate Travel Policy liegt. Dazu zählt auch die Abstimmung über das verfügbare Reisekostenbudget, dass Sie für Ihren Transport, Ihre Unterkunft und Verpflegung sowie eventuelle Nebenkosten verwenden dürfen. 

3. Schritt: Transport & Unterkunft buchen

• Vorabbuchungen nutzen: Wer früh bucht, spart in der Regel Geld. Vergleichsportale, unternehmenseigene Buchungssysteme oder ein professioneller Reiseanbieter (TMC) wie Navan liefern Ihnen einen Überblick über verfügbare Angebote sowie mögliche Rabatte und Sonderkonditionen.   

• Flug oder Bahn: Wählen Sie ein Transportmittel, das sowohl zeitlich als auch wirtschaftlich Sinn ergibt. Direktflüge und flexible Tickets ermöglichen eine schnellere Reaktion bei unerwarteten Änderungen und sind weniger ausfallanfällig. Achten Sie zudem auf die Nachhaltigkeitsbestimmungen Ihres Unternehmens.

• Mietwagen, ÖPNV oder Ridesharing: Überlegen Sie, wie Sie sich am Zielort am besten fortbewegen können. Ein Mietwagen kann sinnvoll sein, wenn Sie mehrere Termine haben oder abgelegene Orte erreichen müssen. In urbanen Gebieten ist hingegen häufig der ÖPNV oder Ridesharing kostengünstiger und zeitsparender. Gleichzeitig erlaubt Ihnen die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs eine authentischere Erfahrung des Reiseziels.   

• Hotel oder Serviced Apartment: Achten Sie bei der Unterkunft nicht nur auf den Preis; auch die Nähe und Anbindung zu Ihrem Veranstaltungsort sowie Serviceaspekte (WLAN, Frühstück, Parkplätze) sind entscheidend.  

4. Schritt: Kostenkontrolle und Reisekostenabrechnung  

• Firmenkarte vs. private Karte: Prüfen Sie, ob Sie eine Firmenkreditkarte für Buchungen und vor Ort nutzen sollen. Das vereinfacht die Spesenabrechnung. 

• Digitale Belege sammeln: Machen Sie Fotos von Quittungen und Rechnungen oder nutzen Sie Apps, um Ausgaben direkt in digitale Formate zu übertragen. 

5. Schritt: Reiseversicherungen und Notfallpläne  

• Gesundheits- und Reiseschutz: Eine ausreichende Versicherung kann im Notfall hohe Kosten abfangen. Prüfen Sie, welche Policen Ihr Unternehmen anbietet und ob zusätzliche Abdeckungen nötig sind.  

• Notfallkontakte: Speichern Sie alle wichtigen Telefonnummern (Arzt, Botschaft/Konsulat, Reiseveranstalter, Firmen-Hotline) vorab in Ihrem mobilen Endgerät ein.  

6. Schritt: Nachbereitung  

• Reporting: Erstellen Sie für Ihr Team oder Ihre Vorgesetzten einen kurzen Bericht, um den Mehrwert der Reise zu belegen.  

• Feedback geben: Teilen Sie nach der Rückkehr Ihrer Reise Feedback zu Hotel, Transportmitteln usw., die die Reiserichtlinien und Reiseerfahrungen anderer Teammitglieder nachhaltig verbessern könnten. 

• Reisekostenabrechnung vollständig abschließen: Geben Sie alle Belege fristgerecht ab und schließen Sie die Abrechnung möglichst zeitnah, um die Aufwände gering zu halten.  

Die Top 4 Fehler bei der Dienstreiseplanung  

• Fehlende Klarheit über den Reisezweck: Ohne ein konkretes Dienstreiseziel riskieren Sie, Ihren Aufenthalt mit inhaltslosen Terminen zu verschwenden. Das kostet Nerven, Zeit und Geld. 
• Zu späte Reiseplanung: Kurzfristige Buchungen sind meist deutlich teurer und erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Engpässen bei Hotels oder Flügen. Gleichzeitig werden Terminabsprachen komplizierter. Die zeitnahe Abwesenheit vor Ort kann zu größerem Stress für das verbleibende Team werden. 
• Reiserichtlinienmissachtungen: Wer interne Vorgaben nicht beachtet, riskiert Budgetüberschreitungen, Compliance-Verstöße und potenziell Unmut bei Vorgesetzten und Teamkolleg:innen. 
• Fehlendes Sicherheitsbewusstsein: Unzureichende Reiseversicherungen oder mangelnde Informationen über lokale Gegebenheiten setzen Reisende besonderen Risiken aus, die einen Katalog an Problematiken entfachen können. 

So werden Sie im Krisenfall durch einen Dienstreiseanbieter unterstützt 

Die umfangreiche Betreuung durch eine moderne Dienstreiselösung spielt beim Schutz Ihrer reisenden Mitarbeitenden eine entscheidende Rolle. 

Ein guter Dienstreiseanbieter sorgt z. B. dafür, dass Ihr Unternehmen alle relevanten Vorschriften einhält.  Von Visa-Anforderungen bis hin zu Gesundheits- und Sicherheitsprotokollen – Ihr Dienstreiseanbieter ist stets über alle gesetzlichen Bestimmungen weltweit informiert.

Ein umfangreicher Datenschatz hilft Ihnen zusätzlich dabei Reiserichtlinien zu definieren, die Ihren Mitarbeitenden helfen, effizientere Reiseentscheidungen zu treffen. 

Wenn unerwartete Ereignisse wie Flugausfälle, Naturkatastrophen oder politische Unruhen auftreten, unterstützt Sie ein versierter Dienstreiseanbieter in Ihrem Krisenmanagement. Sicheres und schnelles Handeln können hier entscheidend sein, um Störungen zu minimieren und die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden zu gewährleisten. Echtzeitdaten erkennen potenzielle Risiken schon frühzeitig und können kostensparende Präventivmaßnahmen ermöglichen. 

Zusätzlich achtet ein Dienstreiseanbieter auf Datenschutzmaßnahmen, die Ihre sensiblen Informationen, sicher schützen. 

So werden mögliche Gefahren reduziert, das Vertrauen Ihrer Reisenden gestärkt und Ihr Unternehmen vor rechtlichen sowie finanziellen Konsequenzen bewahrt – ein deutlicher Beleg dafür, weshalb sich die Zusammenarbeit mit einem engagierten Dienstreisenanbieter als kluge, zukunftsorientierte Investition erweist.

Diese Tools und Ressourcen unterstützen Sie außerdem in Ihrer Dienstreiseplanung  

Damit Sie Ihre Dienstreise effizient und stressfrei gestalten können, empfiehlt es sich, auf digitale Hilfsmittel und verschiedene Online-Ressourcen zurückzugreifen.  

• Buchungsportale: Plattformen wie Booking.com oder Flug-spezifische Anbieter wie Skyscanner helfen beim schnellen Preisvergleich. Spezielle Unternehmenslösungen stellen sicher, dass Ihre Buchungen stets konform mit der Reiserichtlinie sind.  

• Reise-Apps: Neben Flug- und Hotel-Apps erweisen sich Karten- und Navigations-Apps (beispielsweise Google Maps, Citymapper) als nützlich, um sich vor Ort zurechtzufinden.  

• Kommunikations- und Collaboration-Tools: Um Reisen optimal abzustimmen, ist ein reibungsloser Informationsfluss essenziell. Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Trello erleichtern die Koordination.  

• Spesen- und Kostenmanagement-Software: Digitale Lösungen wie Navan ermöglichen neben dem vereinfachten Dienstreisemanagement ein schnelles Erfassen der Beleg, erleichtern die Spesenabrechnung und liefern praktische Berichte zum Reisebudget in Echtzeit.  

• Cloud-Speicher und Dokumentenmanagement: Verträge, Dokumente oder Präsentationen lassen sich vor Reiseantritt sicher in einem Cloud-Speicher ablegen, sodass sie jederzeit abrufbar sind.  

So sparen Sie weitere Kosten beim Dienstreisemanagement

Dienstreisen verursachen oft unkontrollierbar hohe Kosten. Um in diesem Jahr Ihrem Budget treu zu bleiben, sollten Sie folgende Ansätze verfolgen: 

• Vorausbuchung und flexible Tarife: Insbesondere Flüge und Unterkünfte sind meist wesentlich günstiger, wenn man sie weit im Voraus bucht. Flexible Tarife buchen Sie am besten nur, wenn es absehbar ist, dass sich Pläne ändern können. 
• Verhandlung mit Anbietern: Unternehmen mit hohem Reisepensum profitieren oft von Sonderkonditionen. Fragen Sie bei Hotels oder Fluggesellschaften nach Firmenraten, Bonusprogrammen und rabattierten Tarifen. Wenn Sie sich für Navan als Reiseanbieter entscheiden, profitieren Sie automatisch von exklusiv vorverhandelten Raten.  
• Minimierung von Nebenkosten: Kleine Beträge für Taxis, Gepäckgebühren oder WLAN summieren sich schnell. Nutzen Sie stattdessen kostengünstige Alternativen wie Ridesharing (Uber, Free Now, Bolt) oder öffentliche Verkehrsmittel und buchen Sie Unterkünfte mit kostenlosem WLAN.  
• Kostenfreigaben: Klare Reiserichtlinien verringern das Risiko, dass Reisende zu teure Entscheidungen treffen. Legen Sie Limits für Unterkunft und Transport fest und fordern Sie Vorgesetzten- bzw. Budgetfreigaben für außergewöhnliche Ausgaben.  
• Shared Workspaces vs. Hotel-Lobby: Manchmal kann es sich lohnen, je nach Termin und Bedarf, auf alternative Orte für Besprechungen auszuweichen – zum Beispiel auf Coworking-Spaces oder firmeneigene Räumlichkeiten.
• Smarte Meeting-Planung: Reduzieren Sie die Reisetage, indem mehrere Termine auf einen Tag gelegt werden. So sparen Sie nicht nur Reisekosten, sondern auch wertvolle Arbeitszeit.
• Innovative Prämienprogramme: Mit dem einzigartigen Konzept von Navan-Prämien werden Mitarbeitende incentiviert, kostengünstige Hoteloptionen zu buchen, indem sie Prämien für ihre privaten Reisen erhalten – ohne Zusatzkosten für das Unternehmen.

Navan – Ihre Komplettlösung im Geschäftsreise- und Spesenmanagement

Navan ist die ganzheitliche Lösung für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement, die Reisende und Finanzteams gleichermaßen überzeugt. 10 Gründe, warum auch Sie zu Navan wechseln sollten: 

• End-to-End-Plattform: Ermöglicht das komplette Reisemanagement und die Ausgabenverwaltung in einem zentralen Tool.
• Globales Reiseinventar: Bietet Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen weltweit, inklusive exklusiver Tarife.
• KI-gestützte Buchung: Personalisierte Empfehlungen basierend auf Präferenzen und früherem Buchungsverhalten.
• Integrierte Richtlinien: Vordefinierte Reise- und Budgetgrenzen, um Compliance zu gewährleisten und manuelle Prüfungen zu reduzieren.
• Automatisierte Genehmigungsabläufe: Beschleunigen den Freigabeprozess und sorgen für klare Budgetkontrolle.
• Ava, die KI-basierte Assistentin: Unterstützt Reisende zusätzlich zum 24/7-Support bei Buchungen, Umbuchungen und Änderungen in Echtzeit.
• Navan-Prämien: Verhaltensökonomisch fundiertes Programm, um Mitarbeitende für kostenbewusste Entscheidungen zu belohnen.
• Echtzeit-Daten & Berichte: Über 110 Datenpunkte je Buchung, Benchmarks und Analysen für tiefgehende Insights und Richtlinienoptimierung.
• Umfassende Integrationen: Verbindet sich nahtlos mit gängigen HR- und Produktivitätstools (z. B. Outlook, Gmail, Slack).
• Skalierbarer Launch-Prozess: Schneller Start mit minimalem Aufwand.

Fazit

Dienstreisen erfolgreich zu planen und dabei auch noch kostengünstig und effektiv zu bleiben, ist ein komplexer Prozess. Um die verschiedenen Bereiche vom Festlegen der eigenen Reiserichtlinien bis hin zur Spesenabrechnung erfolgreich abzudecken, lohnt es sich, systematisch vorzugehen und auf digitale Anwendungen von holistischen Dienstreiseanbietern, wie Navan, zu setzen. 

Wer es schafft, dadurch Ressourcen geschickt zu nutzen, Kostenfallen zu vermeiden und agile Lösungen zu implementieren, ist bestens für das Reisejahr 2025 gerüstet.

FAQ

Wie kann Technologie bei der Planung von Geschäftsreisen helfen?

• Digitale Buchungsplattformen und Vergleichsportale sorgen für einen schnellen Überblick über Flug- und Hotelkosten.
• Reise-Apps erleichtern die Navigation vor Ort und bieten Funktionen wie Echtzeit-Updates zu Flügen oder das Speichern von Buchungsdetails.
• Elektronische Spesenabrechnungssysteme reduzieren manuelle Arbeit und minimieren Fehler.
• Firmenkarten und digitale Belegerfassungssysteme unterstützen Sie bei der Kostenkontrolle und vereinfachten die Buchhaltung.

Welche Fehler sollten Sie bei der Planung von Geschäftsreisen vermeiden?

• Fehlende Reiserichtlinien oder unklare Vorgaben führen zu Mehrkosten und Unstimmigkeiten.
• Schlechtes Zeitmanagement: Kurzfristige Buchungen sind oft teurer und stressiger.
• Nebenkostenignoranz: Gebühren für Gepäck, WLAN oder Taxis summieren sich schnell.
• Unzureichende Versicherungen: Ein fehlender Gesundheits- oder Reiseschutz kann im Ernstfall hohe Ausgaben verursachen.
• Mangelnde Nachbereitung: Ohne Feedback oder Berichte gehen wertvolle Informationen für zukünftige Reisen verloren. Fehlende Belege führen zu Problemen im Spesenmanagement.

Welche Vorteile bietet die Zusammenarbeit mit einem professionellen Geschäftsreiseanbieter (TMC)?

• Zeit- und Kostenersparnisse: TMCs verfügen über vorverhandelte Raten, kennen geeignete Flug- und Hoteloptionen und vereinfachen Buchungsprozesse.
• Einheitliche Reiserichtlinien und Freigabeprozesse: Ein TMC sorgt dafür, dass alle Reisen konform mit den Unternehmensvorgaben geplant werden.
• Sorgfältige Nachverfolgung von Kosten und Ausgaben: Durch automatisierte Tools, transparente Datendarstellungen und professionelle Beratung lassen sich Budgets besser einhalten.
• 24/7-Support: Ein professioneller Geschäftsreiseanbieter ist bei kurzfristigen Änderungen, Ausfällen oder sonstigen Notfällen jederzeit zur Stelle.