Geschäftreise buchen: die 10 häufigsten Fragen einfach beantwortet

Geschäftliche Reisen sind aus der global vernetzten Business Welt nicht mehr wegzudenken. Trotzdem kommen bei diesem Thema immer wieder die gleichen Fragen auf. 

In diesem Artikel widmen wir uns daher den zehn häufigsten Fragen rund um das Thema „Geschäftsreise buchen“, damit Sie ideal auf die Planung des nächsten Businesstrips vorbereitet sind.

Geschäftsreise buchen – die Basics

1. Was bedeutet geschäftlich reisen?

Geschäftlich zu reisen bedeutet, beruflich unterwegs zu sein, um geschäftliche Aufgaben zu erfüllen. 

Dies kann die Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Kundenbesuchen oder anderen beruflichen Verpflichtungen umfassen. Zu den Zielen zählen unter anderem die Erreichung geschäftlicher Ziele, der Aufbau von Netzwerken und die Förderung beruflicher Interessen. 

Dabei ist es wichtig, die Reise im Vorhinein gut zu planen, um vor Ort effizient und erfolgreich arbeiten zu können.

2. Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise?

Geschäftsreisen und Dienstreisen werden – wie in diesem Artikel – oft synonym verwendet. Dennoch gibt es einen kleinen Unterschied.

Vor allem im öffentlichen Dienst wird häufig von Dienstreisen gesprochen. Die Bezeichnung Geschäftsreise ist eher in der freien Wirtschaft gebräuchlich. 

In beiden Fällen ist aber von einer beruflich veranlassten Reise die Rede. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende ihren Aufgaben außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte nachgehen.

3. Wie funktioniert die Spesenabrechnung bei einer Geschäftsreise?

• Firmenrichtlinien kennen. Jedes Unternehmen hat eigene Vorgaben, welche Kosten erstattungsfähig sind (z. B. Reisekosten, Verpflegungspauschalen oder Hotelspesen).
• Belege sammeln: Bewahren Sie alle relevanten Rechnungen und Quittungen auf (Transport, Hotel, Verpflegung usw.). Ohne Belege ist meist keine Kostenerstattung möglich.
• Über Verpflegungspauschalen informieren: Viele Länder, insbesondere Deutschland, arbeiten mit sogenannten Verpflegungspauschalen. Diese Pauschalen hängen unter anderem von der Reisedauer und dem Land ab.
• Formular ausfüllen: Füllen Sie nach Ihrer Reise das entsprechende Spesenformular aus, legen Sie alle Belege bei und reichen Sie es in der Buchhaltung oder Vorgesetzten ein.
• Freigabe- und Erstattungsprozess: Nach Prüfung gibt das Unternehmen die Spesen in der Regel frei. Die Rückerstattung erfolgt meist zusammen mit dem Gehalt oder über eine separate Zahlung.

Arbeitszeit auf Dienstreisen

4. Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

In Deutschland gilt die aufgewendete Zeit für Dienstreisen in der Regel als Arbeitszeit. Dabei gibt es jedoch Einschränkungen: Nur wenn die Tätigkeiten unterwegs arbeitsbezogen sind, werden sie zur Arbeitszeit gezählt. 

Folgende Tätigkeiten auf Dienstreisen gelten u. a. als Arbeitszeit:

• Reiseplanung
• Bei Inlandsreisen: Reisezeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sofern diese für arbeitsbezogene Aufgaben genutzt wird (z. B. das Vorbereiten einer Präsentation)
• Reisezeit im Auto, wenn selbst gefahren wird (da hier keine Erholung stattfindet)
• Bei Auslandsreisen: jegliche Reisezeit 
• Meetings
• Geschäftliche Korrespondenz (E-Mail, Messenger-Dienste)
• Geschäftsessen mit Kund:innen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Berufliche Telefonate oder Online-Meetings
• Workshops und Weiterbildungen

Nicht zur Arbeitszeit auf Geschäftsreisen zählen z. B.: 

• Bei Inlandsreisen: Reisezeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn diese zur Entspannung genutzt wird (Lesen, Nickerchen)
• Abendessen, Übernachtung und Frühstück im Hotel
• Private Termine (Kaffeeverabredungen, Sightseeing)
• Pausenzeiten zwischen Terminen 
• Pausen wie Restaurantbesuche mit Kolleg:innen, wenn währenddessen nicht gearbeitet wird

Erstattungen und Zahlungen vom Arbeitgeber

5. Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen zahlen?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die notwendigen Kosten im Zusammenhang mit geschäftlichen Reisen zu übernehmen. 

Dazu gehören:

• Reisekosten (Zug, Flug usw.)
• Übernachtungskosten (Hotel, Airbnb)
• Nebenkosten wie Gebühren für Telefon, Internet, Parken und Maut

Wenn keine Firmenkreditkarte vorhanden ist, werden die Ausgaben für die Verpflegung im Anschluss an die Reise meist über die Reisekostenabrechnung an den Arbeitgeber übermittelt und von diesem zurückerstattet.

Diese finanzielle Unterstützung soll sicherstellen, dass Mitarbeitende geschäftliche Aufgaben ohne persönliche finanzielle Belastung erfüllen können und fördert die Bereitschaft zur Mobilität im Interesse des Unternehmens.

Dazu ist der Arbeitgeber jedoch nicht verpflichtet (siehe Fragen 6 und 7).

6. Wer zahlt das Essen auf einer Geschäftsreise?

Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie die Verpflegungskosten während einer beruflich bedingten Reise erstatten. Hierbei sind jedoch die steuerlichen Regelungen zu beachten. 

Alternativ zur Erstattung können Arbeitnehmende einen Verpflegungsmehraufwand mit der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Dabei gelten die jeweiligen Spesensätze des Bundesfinanzministeriums, die jährlich angepasst werden. 

7. Wie hoch ist das Tagegeld bei geschäftlichen Reisen?

Die Zahlung eines Tagegelds (per Diem) bei berufsbedingten Reisen durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und variiert je nach Reiserichtlinie des Unternehmens. 

Das Tagegeld dient dazu, die Verpflegungskosten unterwegs und am Zielort abzudecken. Unternehmen können eigene Tagespauschalen festlegen, die sich oft nach der Reisedauer, dem jeweiligen Reiseziel und den geltenden steuerlichen Vorgaben richten.

Dienstreisen ins Aus- und Inland

8. Welche Versicherungen sind bei Geschäftsreisen wichtig?

Welche Versicherungen Sie konkret für Ihre Reise benötigen hängt von vielfältigen Faktoren ab wie beispielsweise der Richtlinie Ihres Unternehmens oder dem Reiseziel. Diese fallen auch unter die Fürsorgepflicht Ihres Arbeitgebers. Folgende Optionen bieten sollten Sie aber in Betracht ziehen:

• Auslandskrankenversicherung: Deckt im Ausland anfallende Behandlungskosten ab, die die gesetzliche bzw. private Krankenkasse zu Hause nicht (vollständig) übernimmt.
• Reiserücktritts-/Reiseabbruchversicherung: Falls die Reise storniert oder vorzeitig beendet werden muss (z. B. aus gesundheitlichen Gründen).
• Reisegepäckversicherung: Übernimmt Kosten für verloren geganges oder beschädigtes Gepäck. Oft haben Unternehmen aber auch anderweitige Regelungen.
• Unfall- und Haftpflichtversicherung: Speziell für Tätigkeiten auf Reisen, falls Schäden an Dritten oder Unfälle entstehen. Bei Geschäftsreisen greift oft die betriebliche Unfallversicherung; prüfen Sie daher den Schutzumfang im Voraus.

9. Darf ich bei einer Geschäftsreise Bonusmeilen oder Punkte sammeln?

Ob Sie bei Dienstreisen Meilen oder Punkte für private Zwecke sammeln dürfen, hängt in erster Linie von den Vorgaben Ihres Unternehmens ab.

Manche Firmen erlauben das uneingeschränkt, andere fordern eine Gutschrift auf Geschäftskonten oder legen fest, dass die gesammelten Punkte dem Unternehmen zugutekommen.

Prüfen Sie also unbedingt, welche Regelungen Ihr Arbeitgeber diesbezüglich hat. In vielen Fällen können Sie jedoch die Bonusprogramme privater Vielflieger- oder Hotelprogramme nutzen und die Punkte selbst behalten – solange es nicht den Richtlinien widerspricht.

Prozessoptimierung bei der Buchung von Reisen

10. Wie kann die Buchung von Geschäftsreisen vereinfacht werden?

Reisemanagement-Tools vereinfachen die Reiseplanung für Reisende und Travel Manager:innen ungemein.

Von der Buchung über die Reiseverwaltung bis hin zu Reportings kann der gesamte Prozess mit einer Plattform abgebildet werden. Dies ermöglicht, dass alle Daten in Echtzeit aktualisiert und eingesehen werden können.

Weitere Vorteile von Navan, der Komplettlösung für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement:

• Schnelle Buchung, Umbuchung und Stornierung von Reisen
• Ein Tool für alle Reisebestandteile (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Kundensupport 24/7 direkt in der App
• Sammeln von Treuepunkten
• Automatische Anwendung der Reiserichtlinien
• Einfaches Hochladen von Belegen unterwegs
• Und vieles mehr!

Sie möchten sich selbst von der Navan-Plattform überzeugen? Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin für eine Demo!