Geschäftreise buchen: die 10 häufigsten Fragen einfach beantwortet

Geschäftliche Reisen sind aus der global vernetzten Businesswelt nicht mehr wegzudenken. Trotzdem kommen bei diesem Thema immer wieder die gleichen Fragen auf. 

In diesem Artikel widmen wir uns daher den zehn häufigsten Fragen rund um das Thema „Geschäftsreise buchen“, damit Sie ideal auf die Planung des nächsten Businesstrips vorbereitet sind.

Geschäftsreise buchen – die Basics

1. Was bedeutet geschäftlich reisen?

Geschäftlich zu reisen bedeutet, beruflich unterwegs zu sein, um geschäftliche Aufgaben zu erfüllen. 

Dies kann die Teilnahme an Meetings, Konferenzen, Kundenbesuchen oder anderen beruflichen Verpflichtungen umfassen. Zu den Zielen zählen unter anderem die Erreichung geschäftlicher Ziele, der Aufbau von Netzwerken und die Förderung beruflicher Interessen. 

Dabei ist es wichtig, die Reise im Vorhinein gut zu planen, um vor Ort effizient und erfolgreich arbeiten zu können.

2. Was ist der Unterschied zwischen Geschäftsreise und Dienstreise?

Geschäftsreisen und Dienstreisen werden – wie in diesem Artikel – oft synonym verwendet. Dennoch gibt es einen kleinen Unterschied.

Vor allem im öffentlichen Dienst wird häufig von Dienstreisen gesprochen. Die Bezeichnung Geschäftsreise ist eher in der freien Wirtschaft gebräuchlich. 

In beiden Fällen ist aber von einer beruflich veranlassten Reise die Rede. Das bedeutet, dass Arbeitnehmende ihren Aufgaben außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte nachgehen.

3. Was ist bei einer Geschäftsreise zu beachten?

Bei der Planung einer Geschäftsreise sind viele Aspekte zu berücksichtigen. 

Neben der rechtzeitigen Flug- und Hotelbuchung sind u. a. Visum- und Gesundheitsvorschriften zu beachten. 

Eine sorgfältige Zielsetzung und durchdachte Agendaplanung sind entscheidend für den Erfolg der Auswärtstätigkeit. Eine umfassende Checkliste erleichtert die Vorbereitung und hilft dabei, potenzielle Probleme zu vermeiden.

Wenn Sie mehr über die Geschäftsreiseplanung erfahren möchten, werfen Sie doch einen Blick in diesen Artikel.

Arbeitszeit auf Dienstreisen

4. Zählt eine Geschäftsreise als Arbeitszeit?

In Deutschland gilt die aufgewendete Zeit für Dienstreisen in der Regel als Arbeitszeit. Dabei gibt es jedoch Einschränkungen: Nur wenn die Tätigkeiten unterwegs arbeitsbezogen sind, werden sie zur Arbeitszeit gezählt. 

Folgende Tätigkeiten auf Dienstreisen gelten u. a. als Arbeitszeit:

• Reiseplanung
• Bei Inlandsreisen: Reisezeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, sofern diese für arbeitsbezogene Aufgaben genutzt wird (z. B. das Vorbereiten einer Präsentation)
• Reisezeit im Auto, wenn selbst gefahren wird (da hier keine Erholung stattfindet)
• Bei Auslandsreisen: jegliche Reisezeit 
• Meetings
• Geschäftliche Korrespondenz (E-Mail, Messengerdienste)
• Geschäftsessen mit Kund:innen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen
• Berufliche Telefonate oder Online-Meetings
• Workshops und Weiterbildungen

Nicht zur Arbeitszeit auf Geschäftsreisen zählen z. B.: 

• Bei Inlandsreisen: Reisezeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln, wenn diese zur Entspannung genutzt wird (Lesen, Nickerchen)
• Abendessen, Übernachtung und Frühstück im Hotel
• Private Termine (Kaffeeverabredungen, Sightseeing)
• Pausenzeiten zwischen Terminen 
• Pausen wie Restaurantbesuche mit Kolleg:innen, wenn währenddessen nicht gearbeitet wird

Erstattungen und Zahlungen vom Arbeitgeber

5. Was muss der Arbeitgeber bei Dienstreisen zahlen?

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die notwendigen Kosten im Zusammenhang mit geschäftlichen Reisen zu übernehmen. 

Dazu gehören:

• Reisekosten (Zug, Flug usw.)
• Übernachtungskosten (Hotel, Airbnb)
• Nebenkosten wie Gebühren für Telefon, Internet, Parken und Maut

Wenn keine Firmenkreditkarte vorhanden ist, werden die Ausgaben für die Verpflegung im Anschluss an die Reise meist über die Reisekostenabrechnung an den Arbeitgeber übermittelt und von diesem zurückerstattet.

Diese finanzielle Unterstützung soll sicherstellen, dass Mitarbeitende geschäftliche Aufgaben ohne persönliche finanzielle Belastung erfüllen können und fördert die Bereitschaft zur Mobilität im Interesse des Unternehmens.

Dazu ist der Arbeitgeber jedoch nicht verpflichtet (siehe Fragen 6 und 7).

6. Wer zahlt das Essen auf einer Geschäftsreise?

Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie die Verpflegungskosten während einer beruflich bedingten Reise erstatten. Hierbei sind jedoch die steuerlichen Regelungen zu beachten. 

Alternativ zur Erstattung können Arbeitnehmende einen Verpflegungsmehraufwand mit der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Dabei gelten die jeweiligen Spesensätze des Bundesfinanzministeriums, die jährlich angepasst werden. 

7. Wie hoch ist das Tagegeld bei geschäftlichen Reisen?

Die Zahlung eines Tagegelds (per Diem) bei berufsbedingten Reisen durch den Arbeitgeber ist nicht gesetzlich vorgeschrieben und variiert je nach Reiserichtlinie des Unternehmens. 

Das Tagegeld dient dazu, die Verpflegungskosten unterwegs und am Zielort abzudecken. Unternehmen können eigene Tagespauschalen festlegen, die sich oft nach der Reisedauer, dem jeweiligen Reiseziel und den geltenden steuerlichen Vorgaben richten.

Dienstreisen ins Aus- und Inland

8. Ist ein Geschäftsreisender ein Tourist?

Ein Geschäftsreisender ist nicht zwangsläufig ein Tourist. Während Touristen eine Region aus rein privaten Gründen besuchen, sind Geschäftsreisende mit dem klaren Ziel geschäftlicher Aktivitäten vor Ort.

Dies können Meetings, Konferenzen, Kundenbesuche oder andere berufliche Verpflichtungen sein, die den Hauptzweck der Reise darstellen. Der Fokus liegt auf beruflichen Interessen, touristische Aktivitäten sind eher zweitrangig.

9. Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstreisen im In- und Ausland?

Ja, es bestehen erhebliche Unterschiede zwischen geschäftlich motivierten Reisen im In- und Ausland wie die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Diese Unterschiede betreffen darüber hinaus unter anderem die Visumspflicht, unterschiedliche steuerliche Regelungen, Wechselkurse, kulturelle Nuancen und gesundheitliche Vorschriften wie bestimmte Impfungen.

Bei internationalen dienstlichen Reisen ist eine gründliche Vorbereitung unerlässlich, um potenzielle Probleme zu umgehen und sicherzustellen, dass alle relevanten rechtlichen und kulturellen Aspekte berücksichtigt werden.

Prozessoptimierung bei der Buchung von Reisen

10. Wie kann die Buchung von Geschäftsreisen vereinfacht werden?

Reisemanagement-Tools vereinfachen die Reiseplanung für Reisende und Travel Manager:innen ungemein.

Von der Buchung über die Reiseverwaltung bis hin zu Reportings kann der gesamte Prozess mit einer Plattform abgebildet werden. Dies ermöglicht, dass alle Daten in Echtzeit aktualisiert und eingesehen werden können.

Weitere Vorteile von Navan, der Komplettlösung für das Geschäftsreise- und Spesenmanagement:

• Schnelle Buchung, Umbuchung und Stornierung von Reisen
• Ein Tool für alle Reisebestandteile (Hotel, Zug, Flug, Mietwagen)
• Kundensupport 24/7
• Kompatibel mit Treueprogrammen
• Automatische Anwendung der Reiserichtlinien
• Kontrolle und Transparenz in Echtzeit
• Umfassende Reportings
• Und vieles mehr!

Sie möchten sich selbst von der Navan-Plattform überzeugen? Vereinbaren Sie jetzt einen unverbindlichen Termin für eine Demo!