Warum gibt es (noch) Spesenabrechnungen?

Um Geschäftsausgaben kommt man nicht herum: Mitarbeitende von Unternehmen jeder Größe müssen die Möglichkeit haben, im Arbeitsalltag verschiedene Arten von Aufwendungen zu tätigen und zu verwalten.

Dazu gehören reisebezogene Kosten wie Flugtickets, Übernachtungen, Verpflegung, Geschäftsessen oder Mietwagen. Aber auch andere Anschaffungen wie Büromaterial, Firmenevents und Zulagen für die Homeoffice-Ausstattung fallen regelmäßig an.

Geschäftliche Ausgaben sind ein fester Bestandteil der Business-Welt und tragen zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Um die Kontrolle darüber zu behalten, erstellen die Buchhaltung und die Finanzabteilung Richtlinien, die festlegen, welche Aufwendungen für Mitarbeitende je nach ihrer Rolle im Unternehmen zulässig sind.

In den meisten Fällen werden entweder Firmenkreditkarten genutzt oder die Kosten privat vorgestreckt. Anschließend ist dann eine Genehmigung einzuholen oder eine Rückerstattung der Auslagen zu beantragen. Diese Anträge werden in der Regel in einem Dokument zusammengefasst, das als Spesenabrechnung bezeichnet wird.

Spesenabrechnungen dienen dazu, die Ausgaben mit Firmenkarten zu überwachen und vorgestreckte Auslagen zu verwalten. Sie sind das Verbindungsstück zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten, der Buchhaltung sowie der Finanzabteilung und dienen dazu, Ausgaben einzureichen, zu überprüfen, zu genehmigen und für Berichte zu dokumentieren.

Das Problem mit herkömmlichen Spesenabrechnungen

Die Verwaltung und Bearbeitung gewöhnlicher Spesenabrechnungen birgt schon immer einige Schwierigkeiten. Dazu zählen unter anderem:

• Frustration und Verzögerungen. Bei herkömmlichen Spesenabrechnungen müssen die Mitarbeitenden viele Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammensuchen. Das kann schnell mühsam und frustrierend werden. Dadurch kommt es oft zu Verzögerungen beim Einreichen der Anträge. Auch für Vorgesetzte und Admins, die die Dokumente und Einhaltung der Richtlinien prüfen müssen, entstehen dadurch Probleme.
• Ungenauigkeiten und Fehler. Der Unmut über die Spesenprozesse führt häufig zu Unstimmigkeiten wie fehlenden oder falschen Belegen, Berechnungsfehlern und Ausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen. Diese Ungenauigkeiten können zu überhöhten Kosten, zur Kategorisierung von persönlichen Ausgaben als geschäftsbezogen oder zu doppelten Anträgen führen.
• Fehlende Automatisierung und Kontrolle. Die manuelle Bearbeitung und Codierung von Spesenabrechnungen erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit. Um diese zu minimieren, bedarf es automatisierter Prozesse für die Spesenabrechnung. Diese sollten Funktionen wie die Integration von Kreditkarten, das Umsetzen von flexibel anpassbaren Richtlinien, die automatische Überprüfung der Einhaltung fester Vorgaben und das Hinzufügen von digitalen Belegen umfassen.
• Mangelnder Datenüberblick und nicht genutzte Kosteneinsparungen. Ohne effektives, automatisiertes Spesenreporting laufen Unternehmen Gefahr, wertvolle Daten und Erkenntnisse zu vernachlässigen, die für das Identifizieren von Ausgabenmustern, ungewöhnlichen Transaktionen und Einsparpotenzialen notwendig sind.

Eine neue, effizientere Herangehensweise

Die Branche wird von Anbietern wie SAP Concur oder Expensify dominiert, bei denen Mitarbeitende Transaktionen in einer Spesenabrechnung zusammenfassen müssen.

Aber: Das Konzept der Spesenabrechnung ist willkürlich. Es stammt aus einer Zeit, in der es unpraktikabel war, dass Mitarbeitende einzelne Transaktionen einreichen. Dass Vorgesetzte und Admins dringendere Aufgaben haben, als einzelne Spesenabrechnungen zu prüfen, versteht sich von selbst.

Ineffiziente Arbeitsabläufe und technische Einschränkungen führten zu dem Prozess, wie viele ihn heute kennen. Obwohl Spesenabrechnungen die Abläufe einfacher machen sollen, führen sie zu einem Problem: nicht zusammenhängende Transaktionen werden in Gruppen zusammengefasst. Das hat zur Folge, dass Vorgesetzte und Admins viel Zeit aufwenden müssen, um zu bestimmen, welche Richtlinien anzuwenden sind und wie die Transaktionen korrekt verbucht werden können.

Die gute Nachricht ist: Dieser Zeit- und Arbeitsaufwand dafür ist nicht mehr nötig.

Spesenabrechnung leicht gemacht – mit Navan

Navan-Ausgaben greift auf einen innovativen Ansatz zurück, bei dem die Zeit zwischen dem Tätigen einer Ausgabe und ihrer Einreichung, Überprüfung, Genehmigung und Verbuchung im ERP-System des Unternehmens erheblich verkürzt wird. Was bisher Wochen oder sogar Monate in Anspruch genommen hat, erfolgt mit Navan innerhalb weniger Tage.

Ein Grund dafür ist, dass Mitarbeitende mit Navan Transaktionen mühelos einzeln einreichen können. Unsere Lösung weist den Ausgaben automatisch die passende Richtlinie zu. Dabei werden Faktoren wie die Höhe der einzelnen Beträge, Häufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich), Händler und ggf. die Zuordnung zu einer Geschäftsreise berücksichtigt.

Diese smarte Bündelung von Transaktionen in Verbindung mit der proaktiven Umsetzung von Richtlinien ermöglicht es Vorgesetzten und Admins, eventuelle Ausnahmen zu überprüfen. Sie müssen nicht mehr Wochen oder gar Monate, nachdem die Ausgaben getätigt wurden, jede einzelne Transaktion in jeder Reisekostenabrechnung abgleichen. Die benutzerfreundlichen Prozesse zum Einreichen von Spesen über Navan machen es für die Mitarbeitenden spielend einfach, die relevanten Informationen direkt über die App oder Web-Version ins System zu übertragen. Das steigert das Verantwortungsbewusstsein und erleichtert die administrativen Aufgaben für alle Beteiligten.

Für CFOs und Finanzmanager:innen ist die Echtzeit-Transparenz über alle Ausgaben, die Navan bietet, ein noch größerer Gewinn. Vorbei sind die Zeiten, in denen erst am Monatsende Klarheit darüber bestand, wie viel ausgegeben wurde. Mit den Dashboards von Navan kann die Finanzabteilung potenzielle Ungereimtheiten frühzeitig erkennen und verfügt über die Datengrundlage für genauere Prognosen.

Spesen und Geschäftsreisen an einem Ort verwalten

In Verbindung mit Navan-Geschäftsreisen können Kunden die Effizienz ihrer Ausgabenrichtlinien weiter steigern und den Zeitaufwand für die Überprüfung und Genehmigungsprozesse reduzieren. Darüber hinaus bietet die Reisemanagementlösung von Navan ein führendes Inventar sowie eine intuitive Nutzererfahrung für die Reisenden. Diese Kombination kann zu Kosteneinsparungen von bis zu 10-20 % bei Flug- und Hotelangeboten führen sowie die Zeit für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen häufig um ganze 90 % senken.

Aber auch ohne die Travel-Management-Lösung bringt die Umstellung auf Navan-Ausgaben eine deutliche Verbesserung gegenüber den herkömmlichen Prozessen für die Spesenabrechnung mit sich.

Firmenkreditkarten verbinden

Die Einführung von Firmenkreditkarten von Visa oder Mastercard, die mit Navan verbunden werden können, kann den Spesenprozess noch mehr beschleunigen. Das führt zu einer schnelleren Abrechnung aller Transaktionen. 

Mehr über die Vorteile der innovativen Kartenverbindungstechnologie von Navan Connect erfahren Sie hier.

Aber auch wenn Kunden sich für die Rückerstattungsfunktionen von Navan entscheiden, lohnt sich die Umstellung von einem traditionellen Spesenabrechnungsprozess. Navan-Ausgaben reduziert auch dann den Zeitaufwand, der für die Buchung von Transaktionen benötigt wird, erheblich, da die Mitarbeitenden ihre Ausgaben umgehend einreichen können, wenn sie anfallen.

Dies sind nur einige der Gründe, weshalb tausende Kunden weltweit auf Navan vertrauen. Unternehmen aller Größen und Branchen haben erkannt, dass die herkömmlichen Lösungen veraltet sind und sich für den zeitgemäßen Ansatz von Navan entschieden.

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